La guía fácil para el análisis de brechas (con plantillas)

¿Qué es un análisis de brechas?

El análisis de brechas es la comparación del desempeño real con el desempeño deseado o potencial de un negocio. Es una herramienta de gestión importante y útil, y su propósito es ayudar a las organizaciones a determinar la mejor manera de lograr sus objetivos.

Cualquier negocio que no utilice completamente sus recursos para renunciar a la inversión en tecnología o capital no se desempeñará a un potencial ideal. Aquí es donde un análisis de brechas examina y evalúa la posición actual de una organización y destaca las oportunidades de mejora.

Por lo tanto, de acuerdo con el significado del análisis de brechas, mediante el uso de esta técnica, puede identificar y crear estructuras, estrategias, capacidades, prácticas, procesos, habilidades y tecnologías faltantes que ayudarán a la empresa a alcanzar sus objetivos.

Fuente de la imagen: slideteam.net

Beneficios y desafíos del análisis de brechas

Debido a sus numerosos beneficios, el análisis de brechas se usa ampliamente en diferentes negocios, pero implementar el análisis de brechas también presenta ciertos desafíos. Analicemos mucho cuáles son estos beneficios y desafíos.

Beneficios:

• Asegurarse de que se han cumplido los requisitos del proyecto.
• Identificar las carencias y diferencias en proyección vs. realidad
• Encontrar áreas de debilidad
• Identificar los lugares ideales para desplegar recursos y concentrar energía
• Proporcionar información a los tomadores de decisiones para una mejor toma de decisiones.
• Prioriza necesidades
• Resultados claros y sencillos que impulsan el cambio
• Brinda información sobre áreas que necesitan una mejora inmediata, como procesos de productos, eficiencia de rentabilidad, rendimiento de participación de satisfacción del cliente, ventaja competitiva, etc.

Desafíos:

• Debido al mercado empresarial que cambia rápidamente, el análisis a veces puede ser inexacto ya que el terreno cambia constantemente, especialmente en las grandes organizaciones.
• La implementación exitosa y la finalización de un análisis de brechas depende del conocimiento de las personas involucradas en el proceso.

El análisis de brechas expone las deficiencias, pero si no profundiza lo suficiente, la solución no será clara y no abordará la causa raíz del problema.

Por ejemplo, al analizar el rendimiento de las ventas, puede concluir que los representantes de ventas no ofrecen suficientes productos nuevos; sin embargo, es posible que no descubras por qué.

Puede haber múltiples razones para el bajo rendimiento por parte de los representantes de ventas, por lo que realizar un análisis más profundo identificará las complejidades de un problema.

Plantillas populares de análisis de brechas

Hay muchas plantillas de uso común para hacer un análisis de brechas que existen para ayudarlo a cerrar la brecha. Echemos un vistazo a las plantillas de análisis de brechas más populares. Por cierto, todos estos diagramas se pueden hacer en EdrawMax.

1. Diagramas de espina de pescado

El diagrama de espina de pescado se utiliza para identificar y explorar las posibles causas de un problema raíz. También se conoce como diagrama de causa y efecto, diagrama de espina de pescado o como Ishikawa.

Los diagramas de espina de pescado se usan más comúnmente para explorar categorías comerciales como materiales, máquinas, métodos, medio ambiente, medidas y empleados.

Fuente de la imagen: pinterest

2. Análisis FODA

El análisis FODA es una herramienta de marketing de uso común. FODA significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. De esta manera, descubrirá las deficiencias internas y externas de su organización y cómo se destaca de sus competidores.

Por lo tanto, realizar un análisis FODA le ayuda a identificar y analizar aspectos tanto cuantitativos como cualitativos de las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de un negocio.

Fuente de la imagen: venngage.com

3. Análisis PEST/Análisis PESTLE

PEST o PESTLE significa político, económico, sociológico y tecnológico. PESTLE es un método de gestión que describe un marco de factores macroambientales que influyen en las operaciones comerciales para destacar frente a los competidores.

Por lo tanto, el análisis de plagas es mejor para un análisis en profundidad del entorno del mercado y cómo afecta a su negocio.

Fuente de la imagen:venturefounders.com

4. Marco McKinsey 7s

El marco McKinsey 7s es un modelo de gestión desarrollado por una empresa consultora de negocios en la década de 1980. Las 7 S son:

• Estructura
• Estrategia
• Sistema
• Habilidades
• Estilo
• Personal
• Valores compartidos

Las tres primeras categorías se consideran "duras" y el resto se consideran blandas. Esta plantilla de análisis de brechas ayuda a determinar si una empresa está cumpliendo con los objetivos esperados.

Fuente de la imagen: intology.co.uk

5. Modelo Nadler-Tushman

El modelo Nadler-Tushman divide el desempeño empresarial en cuatro categorías, es decir, la estructura y la cultura de las personas que trabajan. Formar un análisis de las cuatro categorías lo ayuda a descubrir cómo cada proceso comercial afecta a los demás. Presenta una imagen general de cómo el desempeño de la organización resulta de la forma en que sus elementos trabajan juntos.

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¿Cómo realizar un análisis de brechas?

El análisis de brechas cae dentro de la gestión comercial y generalmente lo realizan gerentes de proyecto, analistas comerciales, equipos de mejora de procesos, etc. Sin embargo, cualquiera puede realizar un análisis de brechas con un poco de capacitación y una plantilla bien diseñada.

Siga la sencilla guía paso a paso para realizar un análisis de deficiencias.

1. Analizar el estado actual

El primer paso para formar un análisis de brechas es comprender y analizar su condición actual. Antes de que pueda planificar para alcanzar los objetivos, debe descubrir dónde se encuentra actualmente su organización y en qué concentrarse.

Por ejemplo, su empresa quiere aumentar su base de clientes, pero su equipo de atención al cliente no se desempeña bien y frustra al cliente.

Es posible que su producto no sea el problema y que su equipo de soporte necesite más capacitación y educación para manejar las llamadas de los clientes de manera efectiva. Solo sabrá esto hasta que realice un análisis en profundidad al hablar con los miembros del equipo, examinar sus sistemas y recopilar todos los datos relevantes.

Finalmente, para dar sentido a todos los datos, debe visualizar su estado actual con la ayuda de una herramienta de análisis de brechas.

Por lo tanto, lo más importante en esta etapa es comprender la raíz del problema y realizar una investigación exhaustiva al respecto.

2. Identificar las áreas a analizar e identificar las metas a lograr

Una vez que haya identificado el problema y sus causas, es hora de analizar cada problema y darse cuenta de cómo puede encontrar una solución a estos problemas para cumplir con sus objetivos.

También debe establecer un objetivo para usted mismo donde debería estar su organización. Una vez que haya identificado sus objetivos, podrá evaluar mejor sus deficiencias y por qué no ha alcanzado su objetivo.

Cuando su rendimiento actual es corto y necesita mejorar, en lugar de seguir adelante a ciegas, utilice la información recopilada y cree estrategias útiles para superar las deficiencias. Con la ayuda de la herramienta de análisis de brechas adecuada, puede generar ideas y visualizar las soluciones y sus efectos.

3. Establecer el estado futuro ideal

Este es un paso simple en el que crea una imagen futura ideal de su negocio. Imagine su negocio sin problemas ni debilidades. Ahora, ¿dónde estarías si todo funciona según lo planeado?

4. Encuentra la brecha y evalúa

Una vez que haya identificado los problemas, establecido sus objetivos y establecido un estado futuro, ahora puede comparar el estado actual con el estado futuro y resaltar los factores que faltan.

Reunir su situación actual y sus objetivos expone lo que se está perdiendo y cómo puede utilizar plenamente sus recursos y potencial para alcanzar sus objetivos. También debe darse cuenta de qué solución cerrará la brecha de manera más efectiva.

5. Crear e implementar un plan para cerrar las brechas

Ahora finalmente decide qué debe cambiarse y determina qué pasos se deben tomar para solucionar los problemas y superar las deficiencias.

Cree una estrategia clara y un plan objetivo procesable para ayudar a actualizar la transición. Use una plantilla de análisis de brechas para comunicarse con el resto del equipo dónde y cómo puede mejorar y qué pasos deben tomarse.

De esta manera, optimizará sus operaciones para lograr eficiencia, rentabilidad y alcanzar el máximo potencial.