Diagrama de Gantt
Como gerente de proyecto cuando trabajas en varias tareas al mismo tiempo querrás tener un ojo en cada una de ellas para evitar errores en los cálculos o tener inconsistencias en los resultados finales. Aquí es donde entran en juego los diagramas de Gantt.
Un diagrama de Gantt correctamente dibujado no sólo permite monitorear fácilmente, sino que también te permite predecir la fecha y duración completa mientras evalúa los compromisos y disponibilidad de cada persona involucrada en el proceso al mismo tiempo.
Una vez dicho eso, en las secciones siguientes aprenderás qué es un diagrama de Gantt, por qué necesitas uno, cuál es su significado y cómo crear un diagrama que haga parecer tu vida profesional más sencilla.
1: ¿Qué es un diagrama de Gantt?
En palabras sencillas, un diagrama de Gantt es un diagrama que utiliza barras para mostrar el progreso de las tareas del proyecto. Normalmente, estos diagramas incluyen el título del proyecto, los módulos que posee, la fecha de inicio y finalización esperada de estas secciones, el tiempo que les toma (o tomará) completarla antes de continuar con la siguiente fase y otros detalles relevantes para el proyecto.
2: Propósitos y beneficios
Como se discutió antes el diagrama de Gantt es usado para monitorear uno o varios proyectos con un solo vistazo. Las barras presentes en el diagrama representan las distintas etapas y progresos de las tareas. Esto facilita el proceso de auditoría del proyecto. En palabras sencillas, un diagrama de Gantt elimina la necesidad de pedir actualizaciones del proyecto por separado al ingeniero a la persona en cargo.
Una de las ventajas más significativas de tener un útil diagrama de Gantt es que te ahorra muchas horas que, como gerente general, te gustaría invertir en evaluar y monitorear el progreso individual de cada proyecto a intervalos regulares. Con un diagrama de Gantt también puedes gerenciar la fuerza laboral y asignar al personal en las tareas que se especializan.
3: Símbolos e íconos
Los diagramas de Gantt son extremadamente sencillos, y no poseen formas ni íconos complejos, como es el caso de otros diagramas. De hecho, como sólo usan barras, columnas y texto sólo se usan diferentes tipos y efectos y colores para embellecer estos elementos. Sin embargo, es imperativo formatear las tablas, usar una fuente legible y llenar las tablas con los valores correctos para obtener la información correcta.
Los objetos más comunes usados en un diagrama de Gantt son los mostrados acá:
4: ¿Qué hacer antes de crear un diagrama de Gantt?
Como un diagrama de Gantt muestra el proyecto, el progreso del trabajo y las personas asignadas a él hay un par de cosas que debemos tener en mente antes de iniciar el proceso de su creación. Entre ellos están:
- Ingredientes
Asegúrate de obtener todos los detalles del proyecto en el que estás trabajando. De ser posible anótalos en papel, para poder revisarlos rápidamente al preparar el diagrama.
- Interacción
Discute el progreso del proyecto con las personas responsables, y obtén tanta información como sea posible de las personas involucradas en el proceso. Esto no solo te ayudará a crear un diagrama de Gantt preciso, sino que también te permitirá asignar las tareas a las personas correctas, y evaluar quién está disponible para la siguiente tarea.
- Predicciones
Intenta obtener una ligera idea de cuánto te tomará cada tarea para llegar a la etapa de finalización, y aproximadamente cuando se completará el proyecto. Estos detalles serán útiles a la hora de preparar el primer esbozo del diagrama de Gantt. Cuando las cosas ya pasen a la fase práctica puedes modificar el diagrama según la realidad.
- Una aplicación de PC
Si sabes cómo trabaja una computadora y un sistema operativo es una buena idea utilizar un programa de PC eficiente como EdrawMax, desarrollado por una de las compañías líderes en desarrollo de tecnología, Wondershare, para generar u diagrama de Gantt. De esta manera podrás preparar una ilustración de vectores libre de errores y bien calculada que puede ser alargada según tus necesidades son deteriorar la calidad de la imagen. Otra ventaja de utilizar una app es que el bosquejo final del diagrama se puede compartir entre colegas, e impreso de ser necesario.
5: ¿Cómo crear un diagrama de Gantt en EdrawMax?
Wondershare EdrawMax es un software de computadora especialmente diseñado para la creación de diagramas y gráficos. La herramienta está disponible para los sistemas operativos Windows y Mac, y posee numerosas plantillas y bibliotecas preinstaladas para todo tipo de tareas, como la construcción de edificios, equipos industriales, modelado de bases de datos y mucho más.
Puedes aprender a crear un diagrama de Gantt en EdrawMax siguiendo estas instrucciones:
Paso 1: Escoge una plantilla para iniciar un proyecto
Ejecuta Wondershare EdrawMax en tu computadora con Mac o Windows (aquí usaremos una PC con Windows 10 para la demostración), luego, en la primera interfaz selecciona Nuevo en el panel de navegación de la izquierda y haz clic para seleccionar Gestor de proyectos en el panel central. En la sección superior de la ventana derecha haz clic en Diagramas de Gantt, y haz clic en la plantilla más relevante para tu proyecto en la sección inferior.
Paso 2: Edita los textos
Haz doble clic en la primera etiqueta y reemplaza el texto de muestra con el texto específico que deseas que tenga tu diagrama Gantt. Repite este proceso para todos los textos del diagrama.
Paso 3: Añade tus detalles personalizados
Arrastra un Gantt de la biblioteca de la izquierda al lienzo. Cuando aparezca la caja de opciones de Gantt utiliza las listas y casillas de verificación disponibles para edificar el tipo de información y detalles que quieres añadir al diagrama, y haz clic en OK. Luego utiliza el método explicado anteriormente para editar los textos. Además, puedes explorar y usar las herramientas avanzadas presentes en el panel derecho para hacer ajustes granulares como ajustar la prioridad de las tareas, momentos clave, añadir más filas y columnas al diagrama, etc.
Paso 4: Guarda y exporta
Una vez hayas creado el diagrama de Gantt haz clic en el ícono Guardar en la esquina superior derecha. Ahora haz clic en el botón Más en el ícono Exportar y escoge tu formato de salida preferido para exportar el diagrama para su posterior distribución o impresión de la lista que aparece.
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Hay un par de puntos importantes que debes recordar al prepara un diagrama de Gantt para hcer las cosas más sencillas para ti. Entre estos consejos están:
- Ten todos los elementos a la mano antes de empezar el proceso de creación del diagrama de Gantt.
- Mantente en contacto con todo el personal involucrado en los proyectos que se están llevando a cabo, y no dudes en buscar los datos donde se necesiten.
- Siéntete seguro de escalar el diagrama de Gantt como sea necesario. Esto es particularmente necesario cuando utilizas un programa de computadora para dibujar un diagrama basado en vectores.
- Asegúrate de usar fuentes sencillas y grandes para que todos puedan leer y entender el diagrama.
- Considera usar las sombras en el diagrama de Gantt según la paleta de colores utilizada por tu organización. Esto hará tus dinujos consistentes, y el diagrama se verá profesional, al compartirlo con tus clientes.
7: Ejemplos de diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt superior muestra el proceso de trabajo de un proyecto de diseño de interiores en el primer paso, se genera una propuesta de diseño y se envía al cliente para su aprobación. El segundo paso muestra que el cliente ha aprobado el proyecto, y ahora el proyecto está listo para pasar a una tercera etapa, donde se hará la preparación para la construcción. Las fechas de inicio y culminación, así como su duración y el porcentaje de completación en relación con el proyecto entero se muestra en los campos correspondientes. Los detalles también se pueden ver gráficamente con la ayuda de barras horizontales presentes en el lado derecho de la tabla.
8: Conclusiones
Un diagrama de Gantt juega un papel vital en lo que refiere a monitorear proyectos en curso, así como evaluar el compromiso y disponibilidad del personal involucrado en el mismo. El diagrama de Gantt es lo que ayuda a los gerentes del proyecto a administrar eficientemente la fuerza laboral, y verificar cuándo se debe contratar más personal para acelerar el proceso.
En lo que se refiere a preparar un diagrama de Gantt, se puede hacer manualmente o utilizando un programa de PC eficiente como Wondershare EdrawMax, que te ayuda a generar una ilustración libre de errores. Estos diagramas se pueden cambiar de tamaño tantas veces como quieras para una visualización más clara sin deteriorar la calidad de la imagen.
