El dinero en efectivo es muy importante para que una empresa sobreviva. Se utiliza para pagar cosas, conseguir más productos, llevar la cuenta de cuánto dinero entra y sale, haciendo que el negocio tenga éxito. El flujo de caja nos indica la situación de una empresa, sea grande o pequeña. A veces las empresas tienen problemas para hacer cosas básicas como pagar a los proveedores, comprar materiales y pagar a sus empleados si no tienen ingresos suficientes.
Para que las tareas resulten más sencillas, podemos utilizar diagramas de flujo del proceso de caja chica. Estos gráficos nos ayudan a administrar mejor nuestro dinero y a mantener las finanzas en orden. Este artículo te enseñará a elaborar un útil diagrama de flujo de caja chica para controlar tus actividades financieras diarias.
En este artículo
Parte 1: ¿Qué es un diagrama de flujo de caja chica?
La caja chica es una pequeña cantidad de dinero que una empresa tiene a mano para pequeños gastos, como comprar material de oficina o indemnizar a los empleados. Normalmente se guarda en un lugar seguro, como un cajón o una caja. La caja chica también puedes utilizarla para cosas como comidas para la oficina o pequeñas celebraciones. La empresa hace un seguimiento de estos gastos y repone la caja chica con regularidad. La información se registra en los estados financieros o en el libro de contabilidad general. En las empresas más grandes, cada departamento puede tener su propia caja chica.
Teniendo esto en cuenta, un diagrama de flujo de la caja chica es un dibujo o esquema que muestra cómo entra y sale el dinero de la caja chica. Permite a la empresa hacer un seguimiento de estas pequeñas operaciones con facilidad. Los diagramas de flujo del proceso de caja chica te permiten ver fácilmente adónde va el dinero, incluso para los gastos más pequeños.
Beneficios de los diagramas de flujo de caja chica
Si utilizas un diagrama de caja chica para los pequeños gastos de tu empresa, puedes obtener varias ventajas, como:
- El diagrama de flujo te ayuda a ver cómo gastas el dinero y a administrarlo con más eficacia.
- Te permite hacer un seguimiento de los gastos recientes, para que sepas adónde va el dinero.
- El diagrama de flujo anima al personal de la oficina a ser responsable con el dinero de la empresa y a no gastarlo en cosas innecesarias.
- Te ayuda con la reposición de efectivo al ofrecer un registro claro de lo que hay que reponer.
- En situaciones de emergencia, todo el mundo puede consultar el diagrama de flujo para entender cómo se utiliza la caja chica.
- Los diagramas de flujo son fáciles de entender, y mencionando la fecha y la hora, puedes hacer un seguimiento de cada pequeña transacción.
Parte 2: ¡Diseña diagramas de flujo de caja más innovadores con EdrawMax!
El flujo de caja y las estrategias de adquisición de las empresas pueden cambiar con el tiempo, lo que hace que sea pesado crear un diagrama de flujo del proceso de caja chica desde cero cada vez. Si empiezas con un dibujo en blanco, puedes sentirte perdido e inseguro de por dónde empezar. Para resolver este problema, puedes utilizar una plantilla pre-diseñada que ya tenga un aspecto profesional. Sin embargo, no hay muchas plataformas de diagramas que ofrezcan una biblioteca de plantillas para satisfacer tus necesidades.
Para superar este reto, puedes utilizar una solución de diagramación moderna como EdrawMax. Tiene una amplia gama de plantillas y opciones de Personalización que nunca te decepcionará. Su interfaz fácil de utilizar, las bibliotecas de símbolos, el lienzo ilimitado, las barras de menú rápidas y las elecciones de personalización dejan asombrados a los usuarios. No solo puedes elaborar diagramas de flujo, sino que también puedes colaborar con otras personas para mejorar la productividad.
Ejemplos de plantillas de diagramas de flujo de caja chica
EdrawMax te permite compartir tus creaciones con los demás a través de su comunidad de Plantillas. Esto significa que puedes publicar tus ilustraciones y dejar que la gente vea, acceda, edite y comparta tus diagramas con facilidad.
Para que te resulte aún más cómodo, hemos elegido cuidadosamente algunas increíbles plantillas de diagramas de flujo de caja chica de la Comunidad de Plantillas EdrawMax. Estas plantillas te darán una idea clara de cómo crear tus propios diagramas de flujo para la administración de la caja chica.
Plantilla de diagrama de flujo de caja
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El diagrama de flujo de caja chica anterior te muestra cómo administra una empresa sus gastos de caja chica. Se inicia cuando la oficina se queda sin caja chica, y el director de la oficina solicita más a un estratega Patrimonial Certificado (CSW). El CSW establece normas para gastar la caja chica, como la aprobación necesaria para gastos superiores a $50.
En primer lugar, el CSW crea un formulario de solicitud y lo envía al Coordinador de Servicios para su aprobación. El coordinador comprueba los datos del CSW en el talonario de recibos y aprueba el pago. El CSW firma el talonario de recibos como prueba. Entonces, el CSW utiliza el dinero para comprar cosas o lo lleva a la oficina. Pero tendrán que mostrar el recibo de lo que compraron al coordinador superior si hay algún cambio.
Si el recibo se pierde, el CSW debes llenar un formulario y entregárselo al Juez de Paz. Además, si el Coordinador de Servicios no está y la oficina necesita dinero urgentemente, el CSW puede proporcionar los fondos al personal de la oficina.
Plantilla del diagrama de flujo del proceso de caja chica
Es importante realizar una reconciliación periódica de la caja chica para asegurarte de que hay dinero suficiente en el fondo para necesidades inesperadas. Para contabilizar la caja chica, se crea una orden de compra o requisición y se envía a la oficina principal para su proceso.
En el ejemplo de diagrama de flujo anterior, se prepara una factura o un pedido de compra y se verifican los documentos. El responsable financiero revisa los documentos y los envía al director financiero para que apruebe el pago de la caja chica. Si la documentación no está completa, los registros se envían al ejecutivo de pagos AP. Ellos completan los documentos y los envían al Director Financiero para su verificación.
Plantilla de diagrama de procedimiento de caja chica
El diagrama de flujo anterior te muestra cómo funciona la conciliación de la caja chica. Cuando no queda mucho dinero en la caja chica, la secretaria prepara una orden de compra (OC) con detalles sobre la operación, los artículos comprados y los gastos totales.
En caso de que el saldo sea bajo debido a gastos generales, la secretaria puede solicitar una conciliación de la caja chica y hacer una lista de la cantidad gastada en diferentes cosas. La OC, junto con el dinero y los recibos, se envía a la oficina comercial para su conciliación.
A continuación, la oficina comercial realiza los procedimientos propios para tramitar la solicitud. Reciben la OC y los recibos de la secretaria. Personal de la oficina verifica los recibos y extiende un cheque por el importe de la caja chica. A partir de ahí, la secretaria recoge el dinero en una bolsa aparte para reponer el fondo de caja chica.
Parte 3: ¿Cómo diseñar un diagrama de flujo del proceso de caja chica utilizando EdrawMax?
La comunidad de plantillas EdrawMax tiene muchas plantillas útiles y bien diseñadas para diagramas de flujo del proceso de caja chica. Puedes seleccionar cualquier plantilla que se adapte a tus necesidades para crear tu propio diagrama de flujo de caja chica. Te indicaremos paso a paso cómo hacer un diagrama de flujo de caja chica utilizando una plantilla prediseñada en EdrawMax. ¡Empecemos!
Paso 1
Descarga y ejecuta el software "EdrawMax" en tu dispositivo para crear un diagrama de flujo de caja chica.
Paso 2
Pulsa la opción "Plantillas" en el panel izquierdo, que abrirá la "Comunidad de plantillas"; escribe "Diagrama de flujo de caja chica" en la barra de búsqueda, y descubre tu plantilla preferida en los resultados de la búsqueda.
Paso 3
Cuando abres una plantilla adecuada, añades o eliminas determinadas formas para modificar la estructura del diagrama según tus requisitos.
Paso 4
Ahora, edita los datos del diagrama de flujo para añadirle tu información personalizada; para ello, haz doble clic en una forma e inserta tu texto personalizado. También puedes añadir texto en cualquier lugar del cuadro haciendo doble clic en ese espacio.
Paso 5
También puedes insertar imágenes, imágenes prediseñadas, iconos, enlaces, tablas, gráficos y otros elementos multimedia en tu diagrama de flujo de caja chica para hacerlo más expresivo; para ello, ve a la pestaña "Insertar" del menú.
Paso 6
Cuando termines de editar todos los datos de las formas, personaliza el aspecto de tu diagrama de flujo de caja chica; para ello, navega hasta la opción "Diseño" de la barra de menús, y establece tu tema favorito, la combinación de colores, la fuente, el estilo del conector, el fondo y otras características.
Paso 7
Para descargar tu diagrama de flujo del proceso de caja chica, pulsa la opción "Exportar" de la barra superior y selecciona el formato de exportación que quieras.
Conclusión
La administración de la tesorería es fundamental para cualquier empresa y puede determinar su éxito. Hasta las pequeñas operaciones en efectivo, conocidas como caja chica, son importantes para comprender la situación financiera de una empresa. Para controlar estos gastos menores, puede ser útil crear un diagrama de flujo del proceso de caja chica. Te permite visualizar y registrar cosas como la compra de material de oficina, la organización de las comidas de los empleados o el reembolso de gastos. En este artículo, te hemos proporcionado excelentes plantillas de diagramas de flujo de caja para guiarte en la creación de tu propio diagrama que se adapte a tus necesidades.
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