Usar diagramas de espina de pescado para análisis causal

El diagrama de espina de pescado es una herramienta simple que permite entender rápida y efectivamente las causas fundamentales, para emprender la búsqueda de acciones correctivas. Nos ayuda a centrar nuestra atención en los eventos, procesos y actividades, identificar las causas probables de una problemática y a ordenar las ideas en categorías útiles, en consecuencia, se trata de una herramienta visual para mirar y entender la causa y el efecto.

Introducción al diagrama de espina de pescado

El diagrama de espina de pescado es la creación maestra de Kaoru Ishikawa, quien fuese pionero en los procesos de gestión de calidad en los astilleros de Kawasaki, y en el proceso se convirtió en uno de los padres fundadores de la administración moderna. El diagrama de espina de pescado se usa para explorar todo el potencial de las causas reales (o entradas) que dan como resultado un efecto en particular (o salida). Las causas se ordenan de acuerdo con su nivel de importancia o detalle, resultando en una representación gráfica de las relaciones y jerarquías de los eventos. Esto puede ayudar en tu búsqueda de las causas fundamentales, a identificar áreas donde pueden existir problemas, y a comparar la importancia relativa de las diferentes causas.

Dos conceptos en el Análisis Causal

Cuando se usa un diagrama de causa-efecto para representar la causalidad, entonces las ramas primaria y secundaria contienen significados específicos.

Una Causa Primaria es aquella que podría conducir directamente al efecto. Por ejemplo, un vaso del cual se filtró agua prematuramente podría ser causado por un movimiento repentino como una caída, la cual sería listada bajo la categoría Persona, si tal causa fuera asociada con el manejo que llevó a cabo una persona.

Una Causa Secundaria que puede conducir a la Causa Primaria, pero que no provoca por sí sola el efecto final. Un ejemplo; las manos resbaladizas no causan por sí solas que se filtre el agua, pero pueden conducir a que el vaso se caiga. Por tal motivo, "manos" sería enlistada como una causa secundaria debajo de "dejar caer".

El enfoque del diagrama de espina de pescado para un análisis causa-efecto, utiliza un diagrama estándar para alentar una lluvia de ideas y presentar los hallazgos de manera visual. Las causas en un diagrama de espina de pescado con frecuencia son dispuestas en cuatro categorías principales. Aunque estas categorías pueden ser cualquier cosa, con frecuencia tú verás:

1. Fuerza obrera, métodos, materiales y maquinaria (recomendados para manufactura).
2. Equipo, políticas, procedimientos y personas (recomendados para la administración y servicios).

Cuando exitosamente creas un diagrama de espina de pescado, es posible analizar los hallazgos juntos y determinar los factores más importantes involucrados, ya sea en la solución de un problema o en conseguir el éxito.

Planeación para el futuro mediante el Análisis Causal

Mientras que el análisis causal se usa típicamente para comprender lo que ha sucedido (usualmente para evitar que vuelva a acontecer), también se puede usar para ayudar a planear para el futuro. ¿Cómo? En lugar de intentar explicar un resultado ya existente, es posible arreglar las cosas en aras de un resultado ya esperado, y luego analizar los elementos necesarios para que el resultado se produzca.

Una vez tienes una idea clara de lo que se necesita, es mucho más sencillo idear un plan de acción cuyo éxito sea más que probable que suceda. Debido a que el proceso de análisis incluye separar el proceso entero en todo un conjunto de partes individuales, también puedes usar el gráfico creado mediante el análisis de causa-efecto para determinar quién debería tomar la responsabilidad por tales o cuales aspectos del proyecto. Si tú pasas un buen rato en el proceso, inclusive tendrás que comenzar una lista de pendientes para varios de los integrantes del equipo del proyecto.

Como cualquier otra herramienta de negocios, el análisis causal es solo tan efectivo como sean las personas involucradas en el proceso. Es fácil hacer un trabajo mediocre al identificar el problema y las causas - y si la primer parte del proceso se hace de la forma incorrecta, el resultado será mucho menos útil. Por eso resulta crucial tener un líder que esté familiarizado con el proceso, y es la razón por la cual es tan importante que la gente involucrada en el análisis posea un entendimiento completo del problema y que pueda pensar en soluciones de forma realista.

5 pasos básicos para usar el Análisis Causal

1. Define el efecto: Sé específico.

2. Elige las categorías: La plantilla se configura con el conjunto más común de categorías, pero tú puedes añadir o eliminar categorías basándote en tu caso particular. Mira las categorías ejemplo aquí abajo.

3. Genera una lluvia de ideas sobre las posibles causas: Usar el diagrama mientras se produce una lluvia de ideas puede ampliar y concentrar tu pensamiento mientras consideras las distintas categorías puestas sobre la mesa.

4. Pregúntate ¿por qué?: Tú realmente deseas hallar las causas fundamentales, y la única forma de ayudarte a lograrlo es hacer uso de la técnica de los 5 Porqués.

Preguntarte "¿por qué?" o "¿por qué más?" una y otra vez hasta que hayas presentado todas las posibles causas fundamentales. "Manejo inadecuado" no es una causa fundamental, mientras que "No llevar puestos los guantes de Látex" quizá este más cerca de ser una causa fundamental. Aún así, puede que te preguntes "Por qué él/ella no lleva puestos los guantes?" con la siguiente posible respuesta "No había ninguno disponible". Resulta mucho más fácil tomar acción frente al problema de inventario que solo con la causa genérica "manejo inadecuado".

5. Investiga: Ahora que has dado en el clavo con las posibles causas, es momento de reunir la información para confirmar cuales de las causas son reales y cuáles no.

Consejos para dibujar diagrama de espina de pescado

1. Utiliza la herramienta de diagrama de espina de pescado para mantener al equipo centrado en las causas del problema, en vez de solo en los síntomas.
2. Considera dibujar tu pez en un gráfico que se pueda voltear o en una pizarra grande y hecha para borrar.
3. Asegúrate de dejar suficiente espacio entre las categorías principales del diagrama, para que así puedas agregar causas detalladas menores más adelante.
4. Cuando estás generando una lluvia de ideas para las causas, considera tener miembros del equipo anotando cada causa en notas adhesivas, yendo y viniendo alrededor de todo el grupo y preguntando a cada persona una causa. Continúa a través de estas rondas, obteniendo más causas, hasta que se terminen las ideas.

Símbolos de diagrama de espina de pescado

Ejemplos y plantillas de diagramas de espina de pescado

Métodos simples pero útiles para un análisis de causa y efecto