Estar ocupado y con exceso de trabajo ya es malo, pero estar ocupado y con exceso de trabajo con una agenda desorganizada es aún peor. ¿Siempre estás pendiente de terminar una tarea tras otra? ¿Gestionando varias cosas a la vez? ¿Es frustrante y le produce ansiedad? ¿Está haciendo malabarismos con tantas cosas a la vez que su cerebro no puede concentrarse adecuadamente?
Hay una solución sencilla para todos estos problemas – La Matriz Urgente/Importante de Eisenhower. Esta herramienta te ayudará a gestionar todas tus tareas y a mejorar la productividad organizando tu agenda de forma eficiente.
Si esto te ha llamado la atención, sigue leyendo para saber qué es la Matriz de lo Urgente/Importante de Eisenhower.
¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz Eisenhower es una herramienta diagramática que te ayuda a visualizar todas tus tareas diarias en forma de matriz que las clasifica en función de la urgencia y la importancia.
La matriz de Eisenhower está inspirada en Dwight Eisenhower, el 34º presidente y general del ejército de los Estados Unidos. Durante un discurso en 1954, Eisenhower citó a J.Roscoe Miller, presidente de la Universidad de Northwestern:
"Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes".
En el exitoso libro "Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva," Stephen Covey presentó una herramienta para priorizar las tareas. Esta herramienta se basó en las ideas de Eisenhower y ahora se llama la Matriz Eisenhower. También se conoce como Matriz Urgente e Importante, Matriz de Gestión del Tiempo, La Caja Eisenhower, y El Método Eisenhower.
La Matriz Eisenhower distribuye todas las tareas y proyectos en 4 cuadrantes, a saber;
Tareas Urgentes e Importantes
Tareas No Urgentes e Importantes
Tareas Urgentes e Intrascendentes
Tareas No Urgentes e Intrascendentes
Fuente: todoist.com
Veamos con más detalle estas categorías.
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¿Qué Son las Actividades "Urgente" e "Importante"?
Urgente – Estas tareas y actividades son las que requieren una acción inmediata. Estas cuestiones exigen tu atención AHORA. Una forma sencilla de reconocer las actividades urgentes es que siempre vienen acompañadas de las consecuencias por no completar la tarea rápidamente. Estas tareas son inevitables en las circunstancias actuales.
Importante – Asuntos y tareas importantes que contribuyen directamente a los objetivos y valores a largo plazo. Por lo tanto, estas tareas requieren una planificación y unas acciones bien pensadas. También exigen gestión del tiempo, energía y atención, que son subjetivas y dependen de nuestros valores y objetivos.
A continuación te explicamos cómo puedes identificar correctamente las tareas como "Urgentes" e "Importantes" y clasificarlas además en los cuatro cuadrantes de la matriz urgente/importante:
1. Tareas Urgentes e Importantes (A realizar inmediatamente)
Las tareas del cuadrante 1 son inevitables. Suprimir estas tareas o dedicarles demasiado tiempo sólo provocará estrés y fatiga. Por lo tanto, se recomienda dar prioridad a estas tareas y terminarlas lo antes posible.
Estos elementos suelen tener una fecha límite visible y precauciones para no actuar de inmediato, como los proyectos de última hora, la resolución de un problema urgente para un cliente o los atascos en la carretera.
2. Tareas No Urgentes e Importantes (Proyectos a Programar)
Las tareas del cuadrante 2 son importantes y te ayudan a alcanzar objetivos a largo plazo, pero no tienen una fecha límite, por lo que pueden posponerse fácilmente para favorecer tareas más urgentes; por ejemplo, la creación de redes profesionales, los proyectos de mantenimiento o el aprendizaje de una nueva habilidad.
3. Tareas Urgentes y Sin Importancia (a Delegar)
Estas tareas se describen como "Trabajo Ocupado". Estas tareas no son significativas para ti, y pueden ser delegadas a otra persona para que las termines a tiempo. Por ejemplo, responder a los mensajes de los clientes, actuar sobre los cupones, revisar los correos electrónicos, etc.
4. Tareas No Urgentes y Sin Importancia (a Eliminar)
Se trata de actividades que te hacen perder el tiempo y que no contribuyen a avanzar en tus objetivos. La clave es limitar el tiempo a este tipo de actividades. Por ejemplo, desplazarte sin sentido por las redes sociales, ver la televisión durante horas y hacer compras excesivas.
¿Cómo Utilizar la Matriz de Eisenhower de Actividades Urgentes e Importantes?
La Matriz de Eisenhower te permite priorizar las tareas por organismo e importancia en cuatro categorías diferentes que crean una agenda fluida y manejable. Con la ayuda de este calendario, podrás gestionar tu trabajo de forma eficiente y eficaz.
Para utilizar esta matriz, primero debes identificar qué tareas son importantes para ti y deben realizarse hoy. Al hacerlo, te ayudará a identificar los proyectos y actividades importantes que debes hacer primero y que puedes programar para otro día.
Observarás las actividades urgentes e importantes en el cuadrante 1 para hacerlas primero. Mientras que las actividades no urgentes e importantes van en el cuadrante 2. Puedes llamar a este cuadrante "Horario".
Luego tenemos aquellas tareas que son urgentes pero no importantes. Por lo tanto, se pueden delegar en otra persona mientras te centras en asuntos más urgentes. Todas estas tareas se colocan en el cuadrante 3, que también puede llamarse "Delegar".
Por último, están las tareas que no son importantes. Por lo tanto, no es necesario que las hagas. Puedes denominar este cuadrante como "No Hacer". Este cuadrante te permite identificar todas aquellas tareas que te hacen perder tiempo y energía. Al enumerarlas, serás más consciente de no dedicarte a esas actividades. Puede ayudarte a abandonar malos hábitos como la navegación excesiva por Internet.
Una vez que hayas creado tu matriz urgente/importante, tu vida será muy organizada y eficiente.
Consejos para Utilizar la Matriz de Eisenhower
A continuación te ofrecemos algunos pasos sencillos de gestión que te ayudarán a utilizar la matriz de Eisenhower de forma más eficaz:
Limita Tus Tareas: No te esfuerces demasiado y trata de limitar tus tareas a un máximo de 8 por cuadrante. Antes de añadir una más, asegúrate de haber completado primero la más importante. Recuerda que esta matriz te ayuda a terminar las tareas pero no a acumularlas.
Evita las Distracciones: Asegúrate de planificar tu matriz sin distracciones. No dejes que otra persona defina tus prioridades. Planifica tus tareas en función de tu propio horario y niveles de energía.
Separa las Tareas Personales de los Profesionales: No mezcles tus actividades privadas con las tareas profesionales. Crea dos listas separadas para cada una de ellas. De este modo, nunca tendrás que quejarte de no poder gestionar el tiempo entre tu vida personal y profesional.
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