Cómo dibujar diagramas de flujo de datos
¿Qué es el diagrama de flujo de datos?
Los diagramas de flujo de datos ilustran cómo los datos son procesados por un sistema en términos de entradas y salidas.
Los diagramas de flujo de datos se pueden usar para proporcionar una representación clara de cualquier función comercial. La técnica comienza con una imagen general del negocio y continúa analizando cada una de las áreas funcionales de interés. Este análisis puede llevarse a cabo precisamente en el nivel de detalle requerido. La técnica explota un método llamado expansión de arriba hacia abajo para llevar a cabo el análisis de forma específica.
Como su nombre indica, el Diagrama de flujo de datos (DFD) es una ilustración que explica el paso de información en un proceso. Un DFD se puede dibujar fácilmente usando símbolos simples. Además, los procesos complicados se pueden automatizar fácilmente mediante la creación de DFD utilizando herramientas de diagramación descargables gratuitas y fáciles de usar. Un DFD es un modelo para construir y analizar procesos de información. DFD ilustra el flujo de información en un proceso dependiendo de las entradas y salidas. Un DFD también se puede denominar modelo de proceso. Un DFD demuestra el proceso comercial o técnico con el soporte de los datos externos guardados, además de los datos que fluyen de un proceso a otro y los resultados finales.
Símbolos de diagramas de flujo de datos
Hay algunos símbolos que se utilizan en el dibujo de diagramas de procesos de negocio (diagramas de flujo de datos). Estos ahora se elaboran, junto con las reglas que se aplican a ellos.
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Proceso
La forma del proceso representa una tarea que maneja los datos dentro de la aplicación. La tarea puede procesar los datos o realizar una acción basada en los datos.
Proceso múltiple
La forma de proceso múltiple se usa para presentar una colección de subprocesos. El proceso múltiple puede desglosarse en sus subprocesos en otro DFD.
Entidad externa
La forma de entidad externa se utiliza para representar cualquier entidad fuera de la aplicación que interactúa con la aplicación a través de un punto de entrada.
Flujo de datos
La forma del flujo de datos representa el movimiento de datos dentro de la aplicación. La dirección del movimiento de datos está representada por la flecha.
Almacén de datos
La forma de almacén de datos se utiliza para representar ubicaciones donde se almacenan los datos. Los almacenes de datos no modifican los datos, solo almacenan datos.
Límite de privilegio
La forma de límite de privilegio se utiliza para representar el cambio de los niveles de privilegio a medida que los datos fluyen a través de la aplicación.
Diagramas de flujo de datos - Diagramas de contexto
El diagrama de contexto representa todo el sistema bajo investigación. Este diagrama debe dibujarse primero y usarse para aclarar y acordar el alcance de la investigación.
Los componentes de un diagrama de contexto se muestran claramente en esta pantalla. El sistema bajo investigación se representa como un proceso único, conectado a entidades externas por flujos de datos y flujos de recursos.
El diagrama de contexto muestra claramente las interfaces entre el sistema bajo investigación y las entidades externas con las que se comunica. Por lo tanto, aunque a menudo es conceptualmente trivial, un diagrama de contexto sirve para centrar la atención en el límite del sistema y puede ayudar a aclarar el alcance preciso del análisis.
El diagrama de contexto que se muestra en esta pantalla representa una biblioteca de préstamo de libros. La biblioteca recibe detalles de libros y ordena libros de uno o más proveedores de libros.
Los libros pueden ser reservados y prestados por miembros del público, a quienes se les exige que den un número de prestatario. La biblioteca notificará a los prestatarios cuando un libro reservado esté disponible o cuando un libro prestado venza.
Además de suministrar libros, un proveedor de libros proporcionará detalles de libros específicos en respuesta a consultas de la biblioteca.
Ten en cuenta que las comunicaciones que involucran entidades externas solo se incluyen cuando involucran el proceso del 'sistema'. Si bien un proveedor de libros se comunicaría con varias agencias, por ejemplo, editores y otros proveedores, este flujo de datos está alejado del proceso del 'sistema' y, por lo tanto, esto no está incluido en el diagrama de contexto.
Diagramas de flujo de datos: pautas de diagramas de contexto
En primer lugar, dibuja y nombra un cuadro de proceso único que represente todo el sistema.
A continuación, identifica y agrega las entidades externas que se comunican directamente con el cuadro de proceso. Haz esto considerando el origen y el destino de los flujos de recursos y flujos de datos.
Finalmente, agrega los flujos de recursos y flujos de datos al diagrama.
Al dibujar el diagrama de contexto, solo debes preocuparte por los flujos de información más importantes. Estos estarán relacionados con cuestiones tales como: cómo se reciben y verifican los pedidos, con un buen servicio al cliente y con el pago de facturas. Recuerda que ningún diagrama de proceso de negocio es la solución definitiva: no hay un absoluto correcto o incorrecto.
Diagramas de flujo de datos - Diagramas de nivel 1
El diagrama de nivel 1 muestra las principales áreas funcionales del sistema bajo investigación. Al igual que con el diagrama de contexto, cualquier sistema bajo investigación debe estar representado por un solo diagrama de nivel 1.
No existe una fórmula que se pueda aplicar para decidir qué es y qué no es un proceso de nivel 1. Los procesos de Nivel 1 deben describir solo las principales áreas funcionales del sistema, y debes evitar la tentación de incluir procesos de nivel inferior en este diagrama. Como regla general, ningún diagrama de proceso de negocio debe contener más de 12 cuadros de proceso.
El diagrama de nivel 1 está rodeado por el esquema de un cuadro de proceso que representa los límites del sistema. Debido a que el diagrama de nivel 1 muestra todo el sistema bajo investigación, puede ser difícil saber por dónde comenzar.
Hay tres métodos diferentes, que proporcionan una forma práctica de comenzar el análisis. Estos se explican en la siguiente sección y cualquiera de ellos, o una combinación, puede ser de gran ayuda en cualquier investigación.
Hay tres métodos diferentes, que proporcionan una forma práctica de comenzar el análisis. Estos se presentan a continuación y cualquiera de ellos, o una combinación, puede ser de gran ayuda en cualquier investigación:
Diagramas de flujo de datos - Análisis de flujo de recursos
El análisis del flujo de recursos puede ser un método útil para comenzar el análisis si el sistema actual consiste principalmente en el flujo de bienes, ya que este enfoque se concentra en seguir el flujo de objetos físicos.
El análisis del flujo de recursos puede ser un método útil para desarrollar diagramas si el sistema actual consiste principalmente en el flujo de bienes. Los recursos físicos se rastrean desde cuando llegan dentro de los límites del sistema, a través de los puntos en los que ocurre alguna acción, hasta su salida del sistema. La razón detrás de este método es que la información normalmente fluirá alrededor de los mismos caminos que los objetos físicos.
Diagramas de flujo de datos - Análisis de estructura organizacional
El enfoque de la estructura organizacional parte de un análisis de los roles principales que existen dentro de la organización, en lugar de los bienes o información que fluye alrededor del sistema.
La identificación de los procesos clave resulta de observar la estructura organizacional y decidir qué áreas funcionales son relevantes para la investigación actual. Al observar estas áreas con más detalle y analizar lo que el personal realmente hace, se pueden identificar procesos discretos.
Comenzando con estos procesos, la información fluye entre ellos y entre estos procesos y las entidades externas se identifican y se agregan al diagrama.
Diagramas de flujo de datos - Análisis de flujo de documentos
El enfoque de análisis de flujo de documentos es apropiado si la parte del negocio bajo investigación consiste principalmente en flujos de información en forma de documentos o entrada y salida de computadora.
El análisis de flujo de documentos es particularmente útil cuando los flujos de información son de especial interés. El primer paso es enumerar los principales documentos y sus fuentes y destinatarios. Esto es seguido por la identificación de otros flujos de información importantes, tales como transacciones telefónicas y de computadora. Una vez que se ha dibujado el diagrama de flujo del documento, se debe agregar el límite del sistema.
Diagramas de flujo de datos: reglas de numeración
Los cuadros de proceso en el diagrama de nivel 1 deben numerarse arbitrariamente, de modo que no se implique prioridad. Incluso cuando los datos de un proceso fluyen directamente a otro proceso, esto no significa necesariamente que el primero tenga que terminar antes de que pueda comenzar el segundo.
Por lo tanto, los procesos en un diagrama de nivel 1 podrían volver a numerarse sin afectar el significado del diagrama. Esto es cierto dentro de cualquier diagrama de proceso de negocio, ya que estos diagramas no implican tiempo, secuencia o repetición.
Sin embargo, a medida que el análisis continúa más allá del nivel 1, es importante que se siga una convención de numeración estricta. Los procesos en los diagramas de nivel 2 deben indicar su proceso padre dentro del diagrama de nivel 1. Esta convención debería continuar a través de diagramas de nivel 3 y más allá, si ese nivel de análisis fuera requerido.
El diagrama en esta pantalla ilustra claramente cómo los procesos en los diagramas de nivel inferior identifican su camino ancestral.
