Una Guía Completa para Crear Diagramas SIPOC

Cuando quieres iniciar una actividad de gestión o mejora de un proceso, es crucial tener una visión clara de las etapas de nivel superior del proceso. El SIPOC ayuda a proporcionar una manera natural pero estructurada de discutir un proceso y obtener un consenso sobre lo que implica antes de dibujar los mapas del proceso. Ayuda a comprender y comunicar los insumos, productos, clientes y proveedores del proceso en general, especialmente cuando no se tienen claras las siguientes preguntas:

1. ¿Quién suministra los insumos para el proceso?
2. ¿Cuáles son las actividades necesarias para que el proceso transforme los insumos en productos?
3. ¿Cuáles son los insumos clave necesarios para los resultados esperados?
4. ¿Quiénes son los verdaderos clientes del proceso?
5. ¿Qué especificaciones se colocan en las entradas?
6. ¿Qué resultados se esperan del proceso?

Una vez que la gestión del proceso o la actividad de mejora está en marcha, deberías considerar usar del SIPOC, ya que es importante obtener primero una comprensión de alto nivel del alcance del proceso. Cuando se inicia un nuevo proceso o negocio, un diagrama SIPOC es esencial para dar a la gente una visión general de alto nivel. En el caso de negocios existentes, ayuda a que las personas vuelvan a conocer y a familiariarze con un proceso que se ha desvanecido o ha quedado desactualizada debido a los cambios en el proceso.

Paso 1: Realiza un Resumen

El SIPOC se logra mejor con trabajo en equipo y en las sesiones de lluvia de ideas. Para llevar a cabo una exitosa sesión de SIPOC, primero hay que proporcionar a los participantes una breve visión general del proceso del SIPOC, su propósito, las herramientas/plantillas y, especialmente, las claves para un SIPOC eficaz.

Paso 2: Usa una Plantilla para Construir el Marco

El método más fácil es aplicar una plantilla SIPOC ya preparada en lugar de dibujarla a mano. Para ajustarse mejor a tus necesidades específicas, quizás necesites plantillas flexibles que estén disponibles para modificar. Edraw es un creador de SIPOC fácil de usar que viene con una variedad de plantillas SIPOC con diferentes diseños, todas en formato vectorial. Puedes cambiar fácilmente el tamaño del cuadro, organizar el formato y  personalizar el diagrama SIPOC con sólo unos pocos clics. Además, los abundantes símbolos e ilustraciones incorporados son de uso gratuito para enriquecer tu diagrama. Sólo toma una plantilla prediseñada y luego envía tu trabajo.

Para aplicar una plantilla ya preparada, por favor haz clic en Diferentes plantillas para un Diseño SIPOC Diversificado, o descubre más plantillas en la página de Plantillas, categoría Diagrama de Flujo, sección Proceso . Para diseñar un gráfico SIPOC por tu cuenta, simplemente abre la biblioteca de Lista y Proceso en Edraw, y haz un diagrama SIPOC instantáneamente a partir de una gran colección de formas prediseñadas. O puedes usar un diagrama de flujo interdisciplinario para representar tu diagrama SIPOC.

Paso 3: Identificar Componentes del SIPOC y Completar Diagrama

Ahora identifica cada uno de los componentes de todo el proceso y rellena tu diagrama.

1. Proceso: Normalmente se empieza con el paso del proceso. Es un mapa de proceso de alto nivel con no más de 7 pasos. Debe definir las actividades de cómo convertir tus entradas en productos/resultados. Asegúrate de que el equipo apruebe con la representación del proceso. Usa un formato de Verbo + Sustantivo para los pasos del proceso, como "Añadir Fuente" o "Entregar Bienes".
2. Productos/Resultados: Para un proceso que hace un producto, el resultado primario es obvio de identificar. Mientras que para los procesos orientados a los servicios, los resultados pueden ser menos evidentes. Los resultados del proceso no sólo incluyen el producto o servicio que se está entregando, sino que pueden incluir papeleo, aprobaciones, datos y casi cualquier otra cosa que se pueda pensar que resulte de tu proceso. Si tienes muchos productos, céntrate en los más importantes.
3. Clientes: Estos son los receptores de cada producto/resultado de tu proceso. Cada producto/resultado debe tener al menos un cliente. Es mejor hacer coincidir los clientes con los productos/resultados.
4. Insumos: Determina lo que necesitas para producir los productos/resultados. Los insumos pueden incluir materiales, personas, máquinas, sistemas informáticos, información o cualquier otra cosa que sea necesaria para que el proceso funcione. Piensa y captura los cruciales bajo la columna de Insumos.
5. Proveedores: Identificar quién te suministra los insumos. Documenta los proveedores de cada insumo en la columna Proveedores. Describe visualmente qué proveedores proporcionan qué insumos.

Un Diagrama Claramente Muestra los Pasos Básicos:

Consejos:

1. No intentes hacer esto solo, ya que puedes perder información clave a medida que avanzas en tu proyecto.
2. Sé conciso, completa en una hoja de papel, ya que es una visión general de alto nivel.
3. Una efectiva herramienta de diagramas SIPOC te ayudará a terminar con un diagrama de calidad de presentación más rápido.