Método 5W1H: conceptos, aplicaciones y consejos
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El método 5W1H es un término acuñado después del poema de Rudyard Kipling en su escrito titulado Just So Stories, publicado en 1902:
"Tengo seis sirvientes honestos
(Me enseñaron todo lo que sé);
Sus nombres son qué, por qué y cuándo
Y cómo y dónde y quién"
Más tarde, este poema se convirtió en la base sobre la que se nombró el método. Se convirtió en un enfoque para la resolución de problemas, donde cada W y H ayudan a uno a abordar un problema desde diferentes ángulos y poder encontrar posibles soluciones.
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Parte 1: ¿Qué es el método 5W1H?
El método 5W1H se puede definir como uno en el que se pueden abordar todos las W y H y obtener una comprensión de un problema. Por ejemplo, si tu auto no tiene un rendimiento de combustible inadecuado, se pueden hacer las siguientes preguntas:
- ¿Quién ha reconocido el problema o quién conduce el auto?
- ¿Qué ha cambiado, por ejemplo, el último mantenimiento y las reparaciones realizadas, el cambio en la gasolinera?
- ¿Cuándo empezó a deteriorarse el kilometraje?
- ¿Dónde están las nuevas rutas de conducción o distancias que cubre el auto?
- ¿Cómo se notó el problema? ¿Cómo se puede abordar?
Las preguntas se pueden cambiar para que sean pertinentes a cualquier problema o cuestión que se estés tratando. Las W y H esenciales ayudan a cubrir todos los aspectos de un problema para que se pueda encontrar una solución integral.
Parte 2: ¿Cuándo usar el método 5W1H?
Existen diferentes aplicaciones del método 5W1H en el mundo corporativo o de fabricación. Constituye la base para analizar habilidades y técnicas para el análisis de causa y efecto en diferentes problemas. El método 6M, que se refiere a mano de obra, materiales, maquinaria, medición, métodos, mano de obra y la madre naturaleza, son algunas de las categorías principales en las que se utiliza este método.
Las sesiones de lluvia de ideas también utilizan este método. La simplicidad, versatilidad y enfoque integral del método facilita la estructuración de un proceso de análisis o lluvia de ideas.
Fuente: EdrawMax
La forma en que se utiliza el método es con los siguientes pasos:
La primer W es ¿Qué?
Hace la pregunta de qué es necesario mejorar. Cuál sería la ayuda de mejora a lograr y qué debería hacerse.
La segunda W es ¿Dónde?
Se refiere a preguntas sobre la ubicación. ¿Debería cambiarse el método o la orientación de un trabajador? Por ejemplo, por qué operar en una determinada ubicación, sus ventajas o limitaciones.
La tercera W es ¿Cuándo?
Aborda cuestiones relativas a la secuencia de funcionamiento, su período y tiempo. Por qué debe realizarse y a qué hora. ¿Cambiar la línea de tiempo mejoraría la ejecución?
La cuarta W es ¿Quién?
Se refiere a quién debe abordar el problema o ser responsable de implementar la solución. Se refiere a la asignación de tareas, la colaboración y la mano de obra.
El quinto aspecto es ¿Cómo?
Se refiere a cómo se debe cambiar un procedimiento o método, si un método requiere menos gastos o competencia; si su procedimiento necesita ser reemplazado por uno mejor.
La última W es ¿Por qué?
Aquí uno puede reflexionar sobre todo; desde la percepción del problema hasta los enfoques discutidos sobre cómo solucionarlo y mejorarlo.
Cuando se trata del análisis de causa y efecto como una aplicación del método, se realiza dibujando un diagrama de espina de pescado. Existen aplicaciones de software como Edraw que automatizan el proceso. Con una interfaz fácil de usar, un usuario puede usar las plantillas, imágenes prediseñadas y otras formas prefabricadas para dibujar diagramas de espina de pescado para abordar un problema.
Parte 3: Ventajas del método 5W1H
Las ventajas del método 5W1H son varias:
- El proceso es simple ; la gente puede entender el enfoque como se desprende del término y su definición.
- Ayuda a adoptar un enfoque sistemático de resolución de problemas ; se pueden hacer todas las preguntas en todo momento para tener éxito al analizar un problema desde todos los ángulos.
- Versátil es otra ventaja de este enfoque; Se puede utilizar para abordar cualquier tipo de problema ya que las preguntas se pueden adaptar a cada situación.
- La cobertura completa o la vista de un problema ayuda a abordar todos los aspectos clave; Una vez que se toma una vista de 360 grados de un problema, se puede decidir la ruta de resolución.
Parte 4: ¿Cómo aplicar el método 5W1H a tu trabajo?
Puedes seguir los pasos a continuación y agregar imágenes cuando lo creas necesario. Describe la situación inicial e identifica tu problema. usa Plantillas 5w1h de Edraw para empezar a analizar el caso (escribe las 6 partes detalladas - qué/quién/cuándo/dónde/por qué/cómo.)
Hay diferentes formas en que se puede aplicar el método 5W1H para trabajar. Al ser un enfoque universal que se puede aplicar a cualquier situación, actúa como una herramienta analítica para los equipos de proyecto y los gerentes que pueden usarlo de manera efectiva con otros para generar una lluvia de ideas y despejar un camino para lograr un determinado objetivo de equipo, departamental u organizacional.
Establecer un camino organizacional es a menudo una tarea compleja en diferentes situaciones. Con el fin de establecer caminos claros para lograr ciertos objetivos, la alta dirección de una empresa puede utilizar este enfoque con los siguientes pasos:
- Es mejor comenzar analizando problemas complejos con un diagrama de causa y efecto o un diagrama de espina de pescado; esto ayuda a reducir un objetivo complejo en varias partes pequeñas; estos luego pueden resolverse uno tras otro; también ayuda a abordar las diferentes W y H y alcanzar el objetivo principal.
- Un diagrama de espina de pescado puede comenzar a facilitar una sesión inicial de lluvia de ideas. Ayuda a identificar las diferentes W y mostrar cómo se puede lograr el crecimiento organizacional, que es la H principal aquí.
Determinar los factores clave y priorizarlos, proponer acciones adecuadas y, lo que es más importante, efectivas.
creemos un diagrama de espina de pescado utilizando el método 5w1h.
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El enfoque principal en esta situación es identificar las áreas funcionales clave de la organización y cómo se interconectarían o contribuirían a establecer la columna vertebral y la estructura de una organización.
Con este enfoque de método se encuentran tres etapas principales:
- Describiendo el objetivo final.
- Determinación de factores clave y funciones prioritarias.
- Adecuación de las funciones y sus acciones.
Con este método, las preguntas se plantean primero en la fase inicial. De acuerdo con el resumen logrado en base a las respuestas, es necesario encontrar factores críticos y cómo contribuirían al objetivo general.
¿Qué?
En este escenario particular, puede implicar lo siguiente:
- Objetivo general de la organización y diferentes tareas o áreas funcionales requeridas.
- Cuál sería el propósito, los procedimientos, las acciones o las máquinas que se utilizarán como objetivo organizacional mayor se desglosa en funciones y departamentos.
Las preguntas de muestra aquí serían sobre cuáles son los objetivos más grandes u objetivos departamentales.
¿Quién?
- Decidir quiénes son las partes interesadas, las personas afectadas o las responsables.
- Clientes, proveedores, gerentes.
Las preguntas de muestra aquí serían sobre quién estaría a cargo de un departamento o función y también de roles inferiores.
¿Dónde?
- Esto denotaría dónde estaría la ubicación de una organización o el lugar de su funcionamiento.
Ejemplos de preguntas serían sobre el espacio requerido, dónde instalar una unidad de fabricación o dónde ubicar diferentes funciones.
¿Cuándo?
- Esto implicaría discutir el cronograma para completar los entregables por funciones o departamentos; estableciendo duración, frecuencias y fechas importantes.
Las preguntas de muestra aquí se refieren a cuánto tiempo tomaría el inicio de un proceso y qué entregables llegarían al cliente o al mercado final.
¿Cómo?
- Decidir cómo funcionaría una organización y sus diferentes departamentos.
- Implicaría procedimientos en diferentes niveles funcionales, estructura o flujo de mando, técnicas y medios a utilizar.
- También podría incluir una estimación de recursos o presupuesto; costes implicados y presupuestos a asignar.
Las preguntas de muestra que se plantean aquí son sobre procesos y procedimientos a niveles funcionales; cómo sería el flujo o la cadena de mando y cuánto dinero o presupuestos deben asignarse para las diferentes funciones.
¿Por qué?
- Objetivo, metas y propósitos generales de la organización.
Ejemplos de preguntas serían por qué se ha establecido un objetivo organizacional y cómo se filtraría a los departamentos funcionales o en consecuencia. Esta pregunta ayuda a los equipos y gerentes organizacionales a tener una visión más amplia.
Parte 6: Resumen
5W1H es un método que puede ayudar a delinear una situación o tarea determinada con una mejor comprensión. Cuando se usa con herramientas como Edraw que ayuda a crear plantillas, diagramas de flujo de causa y efecto, ayuda a encontrar soluciones efectivas para problemas o para estructurar una organización según el ejemplo mencionado anteriormente.
Con el método y utilizando herramientas como un diagrama de espina de pescado, puede ayudar a los equipos o grupos de personas a ver la imagen completa y no los diferentes aspectos de una situación o problema. Es una forma estructurada para que uno vea los posibles problemas, sus soluciones y encuentre el vínculo a las soluciones para lograr el objetivo deseado.
La versatilidad del método radica también en su aplicabilidad, desde problemas del día a día hasta complejas tareas organizativas u objetivos de gestión de proyectos.
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