¿Cómo hacer un informe anual perfecto?

Aunque puede tener muchos sinónimos, el “Cierre de anual” o “Cierre de periodo”, son 3 palabras que regularmente estresan a cualquier gerente, administrador, director o cualquier que este a cargo de una organización. Ya que estos deben presentar ante la junta directiva un informe que demuestre como fue la gestión de la organización durante el año. Esto le permite a la junta e inversores conocer el estado de la empresa y saber que cambios deben ser hechos para corregir los puntos débiles que pueda haber, para así, proteger su inversión y garantizar la continuidad de la empresa.

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Como ya lo habrás intuido, los informes anuales son los reportes que se realizan cada año para evaluar la productividad de la empresa y dar a conocer los datos mas relevantes de la misma a los inversionistas.

Los informes anuales deben contener prácticamente toda Información de la empresa, su visión y misión, datos pertenecientes al año, Información y situación financiera, entre otros.

Debes crees que para un administrador o gerente esta información debes ser fácil de recopilar y presentar, pues, depende de la empresa. Tengamos en cuenta que las empresas manejan mucha información y de distinta índole diariamente, además de la cantidad de departamentos que puede tener la organización.

Precisamente, de esta complejidad es que parte la importancia del informe anual, el objetivo es presentar los inversionistas y dueños de la empresa una especie de narración con antecedentes, estados de cuenta, balances financieros que incluyen, pero no están limitados a sus ventas y gastos, relación de ganancias y pérdidas, flujo de caja entre otros, durante el periodo de estudio (año del informe).

Un buen informe debe presentar toda esta información y más, de una forma estructurada, sin embargo, atractiva, ya sea mediante tablas u organizadores gráficoscomo por ejemplo una “línea de tiempo”

Un informe adecuado afianzará la imagen y la confianza de la empresa frente a los inversionistas, es por ello que la información plasmada en el reporte, además de ser cierta, debe ser amigable a la vista y debe demostrar en que posición se encontró la empresa durante el periodo de estudio (año del informe).

En pocas palabras, el informe anual debe presentar el estado de la empresa de manera veraz y exacta, adicional a eso debes mostrarlo usando las herramientas adecuadas como líneas de tiempo, para mantener el interés de los inversionistas de la empresa en la misma.

Anteriormente, mencionamos que un informe anual requiere de mucha información. Por lo tanto, pon atención a nuestro primer consejo:

1-Conoce la empresa.

Lo ideal es que conozcas la empresa que es objeto de estudio. Debes conocer de dónde vienen y hacia donde van, su (Misión - Visión). Esto te facilitará darle un aspecto más personal al informe anual.

2-Organízate.

Debes visualizar todo lo que quieres plasmar en el informe. Podrías emplear un mapa mental para ayudarte a no pasar nada por alto y así evitar la duplicidad de funciones, malgastar el tiempo y el esfuerzo todos los involucrados en los procesos y actividades empresariales.

3-Busca apoyo.

Los datos financieros y otros datos de las empresas suelen estar abiertos para solo un grupo de personas. Por ello, apóyate en todos los departamentos que requieras para obtener la información que necesitas. También, es aconsejable hacer un estudio del año anterior para asegurarte de que toda la información concuerde.

4-Aportes.

Ten en cuenta que el motivo de un negocio es la mejora continua, por ende, debes entregar tus propuestas y estrategias de mejora para el año siguiente. También, puedes escribir algún logro en particular (si lo hay) que deseas comunicar a la junta, debes hacerlo de manera visual e ir directo al punto.

5-Herramientas externas.

No te limites únicamente a escribir, recuerda que debes enriquecer el informe con gráficos e imágenes, pero sin salirte de lo profesional. Existen muchas herramientas para ayudarte a crear gráficos sin mayor problema, una de ellas es EdrawMax un software de Edraw.

6 - No entregues el primer informe que termines.

Por último, sin embargo, no menos importante, no vayas a entregar tu primer informe, léelo, y de ser necesario, compártelo con tus compañeros para así tener distintas opiniones del informe, debes auditar la información para evitar los errores ortográficos e incoherencias, léelo las veces que sean necesarias para pulir cualquier imperfección que encuentres.

Como mencionamos anteriormente, los gráficos te ayudarán a romper la monotonía de un informe como lo es el informe anual y los productos Edraw como EdrawMax son perfectos para generar los gráficos que necesites sin problemas, tienen todas las funciones para satisfacer tus necesidades.

Línea de tiempo: Es la representación gráfica y cronológica de eventos que han ocurrido en el tiempo, pueden ser desde días hasta milenios. Con esta descripción, puedes entrever que es un gráfico que se adapta perfectamente a los requerimientos de un informe anual.

Como puedes ver, esta línea de tiempo te permite resumir los eventos más relevantes durante un periodo.

Como puedes observar, no necesariamente tienes que escribir tus propuestas como un texto plano, puedes darle un toque personal a la misma con la ayuda de EdrawMax y su gran cantidad de plantillas. En el gráfico anterior podemos observar claramente como puedes transmitir de una idea o propuesta de forma directa, clara y contundente, definiendo el camino a tomar e identificar las herramientas necesarias para el lograrlo.

Gráfico de columnas de estimación de la presencia de la marca en los países.

Un gráfico de columnas, es una manera de representar gráficamente un conjunto de datos o valores mediante barras rectangulares de longitud proporcional a los valores representados.

Las estimaciones no son un tema que se deba dejar de lado, ya que esto prepara las bases para el camino y los planes que se deben tomar, usando como referencia los cálculos realizados a partir de una evaluación estadística. Ejecutar las medidas a tiempo para reforzar los puntos débiles de la empresa puede aumentar las posibilidades de supervivencia de la misma.

Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Sin embargo, no indica las relaciones existentes entre actividades.

EdrawMax es una herramienta de diagramación todo en uno que cuenta con más de 15 millones de usuarios alrededor del mundo, es una de las aplicaciones de gráficos y mapas mentales más completas, eficientes y fáciles de utilizar del mercado, pero sin duda alguna es la que ofrece una mejor relación “costo-Beneficio”.

EdrawMax se compromete a optimizar sus características para satisfacer continuamente a sus usuarios, está disponible en todas las plataformas y recibe actualizaciones activamente. Su naturaleza multiplataforma (Windows, macOS, Linux y Web) te permite trabajar desde cualquier lugar, equipo y con o sin conexión a internet. Con 280 tipos de soluciones de diagramas, más de 2000 plantillas incorporadas hechas por profesionales y ampliamente usadas en la industria de negocios, educación, software y moda, más de 50,000 símbolos. Además, la interfaz similar a la de Microsoft Office te ayudará para que tu experiencia sea más fluida. Su interfaz intuitiva te permitirá crear tus diagramas mucho más rápido.

Con EdrawMax puedes exportar y compartir fácilmente tu trabajo una vez que hayas terminado, simplemente exportando a cualquier formato Office, PDF, Visio, HTML, SVG o JPG con un clic. A su vez, puedes compartirlo en redes sociales o enviarlo por correo electrónico a tus amigos y compañeros tanto tú como tu equipo de trabajo pueden utilizar EdrawMax simultáneamente para desarrollar el informe anual.

Está claro que los empleados y el personal directivo deben estar alineados con la visión y la misión de la empresa. Ya que todos deben trabajar al unísono para hacer crecer a la compañía, pero el personal administrativo debe tomar las decisiones junto con los dueños e inversores para ajustar los puntos correspondientes.

Todo esto se puede realizar gracias a la ayuda de los informes anuales, y gracias a este artículo ya puedes tener la información y herramientas necesarias para lograr realizar tu propio informe anual. Con la ayuda de EdrawMax, tu informe será atractivo, interactivo y fácil de leer para los inversionistas.