Rechnungen sind ein Teil unseres Alltags. Jeder Kauf, den wir tätigen, erzeugt eine Rechnung. Ganz gleich, ob wir in ein Lebensmittelgeschäft, ein Einzelhandelsgeschäft oder sogar zu einer ärztlichen Untersuchung gehen, wir erhalten eine Rechnung, wenn wir für das Produkt oder die Dienstleistung bezahlen. Rechnungen sind Belege für die Transaktion, die Details wie Datum, Uhrzeit, Gesamtrechnung, gezahlter Betrag, erhaltener Betrag, etc. enthalten. In diesem Artikel werden wir uns genauer ansehen, was eine Rechnung ist und wie Sie eine erstellen.

Eine Rechnung ist ein Dokument, das Transaktionen zwischen einem Käufer und einem Verkäufer aufzeichnet und aufschlüsselt. Sie enthält Transaktionsdetails wie Uhrzeit, Datum, Verkäufername, gekaufte Produkte/Dienstleistungen, Gesamtbetrag und andere wichtige Details, die für die Transaktion relevant sind. Sie wird auch als "Verkaufsrechnung" bezeichnet.

Eine Rechnung wird in der Regel vom Verkäufer zum Zeitpunkt des Kaufs oder der Lieferung der Ware/Dienstleistung erstellt. Rechnungen hinterlassen eine Papierspur und dienen als Nachweis für die Zahlung oder die Transaktion selbst.

Rechnungen sind seit jeher ein fester Bestandteil der traditionellen Buchhaltung und der modernen Buchhaltungssoftware. Rechnungen wurden bereits vor 7.000 Jahren in Mesopotamien ausgestellt, wo Verkäufer und Händler schriftliche Dokumente führten, um Verkäufe und Käufe zu dokumentieren. Natürlich haben sich die Buchhaltungsmethoden und Rechnungsstellungssysteme im Laufe der Jahre weiterentwickelt und im 16. Jh. erhielt die Rechnung Ihren Namen.

Das Wort "Rechnung (engl. invoice)" stammt von dem französischen Wort "envois", was soviel bedeutet wie Post oder der Akt des Versendens von etwas. Seitdem wurde der Begriff "Rechnungen" für einen Kaufbeleg eingeführt.

Heutzutage gibt es für alles eine Rechnung! Lassen Sie uns sehen, warum wir sie verwenden.

Rechnungen werden für viele Zwecke verwendet, aber sie dienen hauptsächlich dazu, eine Transaktion zu erfassen. Unternehmen verwenden Rechnungen, um den Forderungsbetrag gegenüber dem Kunden zu verfolgen. Dies hilft ihnen auch, den gesamten Cashflow aus dem Verkauf zu überwachen. Darüber hinaus dienen Rechnungen auch als Transaktionsnachweis und ermöglichen es Unternehmen, pünktlich und vollständig bezahlt zu werden. Sie dienen auch als Verkaufsbeleg zur Nachverfolgung:

• Das Datum des Verkaufs
• Der Zeitpunkt des Verkaufs
• Der Gesamtbetrag, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird
• Vom Kunden gezahlter Betrag
• Ausstehender Betrag

Es gibt viele Dokumente, die zwar wie eine Rechnung aussehen, es aber nicht sind.

1. Bestellung

Viele Leute verwechseln Rechnungen mit Bestellungen, aber beides sind unterschiedliche Finanzdokumente. Die Bestellung wird von Kunden an Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen erstellt. Sie wird verschickt, bevor überhaupt eine Rechnung erstellt wird. Nach Erhalt der Bestellung bereitet der Lieferant die Bestellung vor und erstellt eine Rechnung für den Kunden.

2. Direkte Rechnung

Direkte Rechnungen werden sofort bezahlt, während dies bei normalen Rechnungen nicht der Fall ist. Direkte Rechnungen sind zwar eine Art von Rechnung, aber nicht immer eine Rechnung. Wenn Sie zum Beispiel in einem Restaurant essen, können Sie nicht gehen, ohne die Rechnung zu bezahlen. Wenn Sie sich jedoch für eine monatliche Mitgliedschaft im Fitnessstudio entscheiden, können Sie nach einem Monat oder alle zwei Monate/Quartale zahlen und die Rechnung wird entsprechend erstellt.

3. Quittung

Eine Quittung bestätigt, dass die Bestellung bezahlt worden ist. Sie setzt die Zahlungsbedingungen nicht durch.

Jede Rechnung enthält die folgenden Bestandteile:

1. Rechnungsnummer

Jede Rechnung ist mit einer eindeutigen Nummer versehen. Sie führen Buch über die Verkäufe und legen Belege für alle Verkaufstransaktionen vor.

2. Datum

Jede Rechnung enthält das Kaufdatum, das Rechnungsdatum (das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde) und das Datum der Zahlung.

3. Name und Adresse

Die Rechnung enthält die Namen des Käufers und des Verkäufers (Firma/Geschäft/Lieferant) sowie die jeweilige Postanschrift.

4. Beschreibung der Waren/Dienstleistung

Dies ist eine detaillierte Auflistung der Kosten, die Sie in Rechnung stellen. Jedes Produkt oder jede Dienstleistung sollte deutlich mit der Produktnummer (Barcode) und der Menge (Menge des gekauften Produkts/der Dienstleistung) angegeben werden.

5. Betrag

Alle Einzelposten werden unten mit "Gesamtbetrag" summiert. Der Gesamtbetrag umfasst den Preis für die Ware/Dienstleistung zuzüglich aller anfallenden Steuern.

6. Zahlungsbedingungen

Dies sind die Zahlungsbedingungen, an die sich die Kunden halten müssen. Sie werden als "Netto 14" oder "Netto 30" dargestellt, was bedeutet, dass der Kunde 14 Tage bzw. 30 Tage Zeit hat, um zu zahlen.

Je nach Zweck gibt es viele verschiedene Arten von Rechnungen. Hier sind die gängigsten Arten von Rechnungen:

1. Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung wird erstellt, bevor das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden geliefert wird. Diese Rechnungen informieren den Kunden über den Umfang und die Kosten des zu erwartenden Auftrags. Proforma-Rechnungen teilen den Kunden mit, wie viel sie zahlen werden, sobald die Bestellung geliefert wurde. Die Zahlungsbedingungen der Proforma-Rechnung können jederzeit vor der Lieferung angepasst werden.

2. Überfällige Rechnung

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine unbezahlte Rechnung, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat. Wenn eine Rechnung überfällig ist, bedeutet dies, dass Ihr Kunde oder Auftraggeber Sie nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfristen bezahlt hat. Diese Rechnung wird erstellt, um den Kunden an die Zahlung unter Angabe der neuen Zahlungsbedingungen zu erinnern.

3. Zwischenabrechnung

Zwischenrechnungen werden erstellt, um ein großes Projekt über mehrere Phasen/Zahlungen hinweg abzurechnen. Diese Rechnungen werden nach und nach an die Kunden verschickt, wenn das Projekt fortschreitet. Sie ermöglichen es Unternehmen, den Cashflow während eines langfristigen Projekts zu verwalten.

4. Kredit-Rechnung

Eine Gutschriftrechnung ist eine Rückerstattung oder ein Rabatt für einen Kunden. Diese Rechnung enthält den negativen Betrag zur Deckung der Kosten für den an den Kunden zurückgegebenen Betrag.

5. Wiederkehrende Rechnung

Wiederkehrende Rechnungen ziehen wiederkehrende Zahlungen ein. Sie werden für ein laufendes Projekt abgerechnet. Eine Agentur könnte zum Beispiel jeden Monat wiederkehrende Rechnungen an einen Kunden für kontinuierlich erbrachte Dienstleistungen ausstellen.

6. Rechnung belasten

Eine Belastungsrechnung wird erstellt, wenn ein Unternehmen den Betrag erhöht, den ein Kunde für ein Produkt/eine Dienstleistung zu zahlen hat.

7. Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung ist für international exportierte Waren. Diese Rechnungen berechnen die Zölle und enthalten den Namen, die Adresse und die Telefonnummer des Käufers und des Verkäufers, den Namen und die Menge der exportierten Waren sowie das Ursprungsland.

Folgen Sie diesen Richtlinien, um eine Rechnung zu erstellen:

1. Berechtigungsnachweise

Nach dem Kauf muss der Verkäufer eine Rechnung ausstellen. Sie sollte als Zahlungsaufforderung dienen, in der die bestätigten Zahlungsbedingungen deutlich erwähnt werden.

2. Alle Komponenten hinzufügen

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Bestandteile einer Rechnung wie Name, Uhrzeit, Datum, Artikel, Gesamtbetrag, etc. hinzufügen.

3. Wählen Sie Medium

Rechnungen können sowohl in Papierform als auch als Softcopy erstellt werden. Viele kleine Unternehmen verwenden Papierrechnungen. Das Ausfüllen physischer Rechnungen kann jedoch zeit- und arbeitsaufwändiger sein. Sie sind auch anfälliger für Fehler und Auslassungen. Heutzutage gibt es viele Softwares wie EdrawMax, mit denen Sie Rechnungen anhand von anpassbaren Vorlagen erstellen können - schnell, einfach und bequem. Sie können sie entweder als Softcopy weiterleiten oder herunterladen und ausdrucken.

Lernen Sie, wie man eine Rechnung erstellt

Beispiel 1

Dies ist eine Rechnungsvorlage von EdrawMax. Sie können sie bearbeiten und anpassen. Außerdem können Sie sie auch online weitergeben oder in verschiedenen Dateiformaten speichern. Sie können sie auch herunterladen und ausdrucken.

Beispiel 2

Diese Microsoft Excel-Vorlage ist eine einfache Rechnung. Sie erhalten kostenlose Basisrechnungen in Excel zum Bearbeiten und Anpassen. Diese Rechnungen sind xlxs. Dateiformat.

Beispiel 3

Auch Microsoft Word bietet kostenlose einfache Rechnungsvorlagen. Diese Rechnungen werden im dox.-Format erstellt.