Teams suchen nach Techniken, die die Effizienz und Anpassungsfähigkeit verbessern. Kanban, ein visuelles Workflow-Management-System, ist zu einem unverzichtbaren Tool geworden. Kanban, abgeleitet von Toyotas Fertigungsmethoden, betont die kontinuierliche Lieferung, ohne die Teammitglieder zu überfordern.
Die Visualisierung von Aktivitäten und die Begrenzung der laufenden Arbeit hilft Teams, Engpässe zu erkennen, Abläufe zu verbessern und sich schnell an veränderte Anforderungen anzupassen.
Dieser Artikel befasst sich mit den Kanban-Prinzipien und wie sie auf die Projektentwicklung angewendet werden. Werfen wir einen Blick auf EdrawMind, ein benutzerfreundliches Mind Mapping- und Arbeitsverwaltungstool mit Kanban-Funktion.
In diesem Artikel
Was ist Kanban?
Kanban, abgeleitet vom japanischen Wort für „Schild“ oder „Plakatwand“, ist ein visuelles Workflow-Management-System, das darauf abzielt, die Effizienz zu maximieren und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Kanban, ein von Toyota in den späten vierziger Jahren entwickeltes Konzept, war früher ein effektives Instrument für die Wirtschaft, da es das Angebot an Waren und Dienstleistungen mit der effektiven Nachfrage in Einklang brachte und so Überschuss und Verschwendung minimierte.
Elemente eines Kanbans
Die wichtigsten Elemente von Kanban sind
- Arbeit und Prozesse zu visualisieren,
- Begrenzung des Work in Progress (WIP),
- und die Steuerung des Flusses.
Auf einem Kanban-Board, das in Spalten unterteilt ist, die die Phasen des Workflows darstellen, wie z.B. Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt, werden die Arbeitsaufgaben als Karten dargestellt.
Auf diese Weise können die Teammitglieder leicht den Überblick über den aktuellen Stand der Arbeit behalten und herausfinden, wo einige Prozesse feststecken, so dass sie diese kritischen Punkte angehen und ihre Leistung steigern können.
Das Herzstück von Kanban sind die WIP-Grenzen, eine festgelegte Obergrenze für die Anzahl der unfertigen Aufgaben, die in einem bestimmten Workflow-Stadium anfallen dürfen. Das Ziel von Teams ist es, ein moderates Maß an laufenden Aufgaben beizubehalten, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten abgeschlossen sind, bevor neue begonnen werden, und so die Produktivität zu fördern.
Wann man ein Kanban verwendet
Obwohl Kanban mit der Produktion in Verbindung gebracht wird, wird es auch in zahlreichen anderen Bereichen eingesetzt, z.B. in der Softwareentwicklung, im Projektmanagement und im Gesundheitswesen. Seine Flexibilität und die Betonung der kontinuierlichen Bereitstellung machen es ideal für Arbeitsplätze, an denen Arbeit unerwartet auftaucht und schnelle Anpassungen erfordert.
Kurz gesagt ist Kanban ein visuelles und agiles System zur Verwaltung von Workflows, das Transparenz anerkennt und fördert, den Umfang der laufenden Arbeit begrenzt und die ständige Weiterentwicklung und das Wachstum eines Teams anregt. Es ist daher sehr effektiv für Unternehmen, die möglichst effizient sein und gleichzeitig ihre Reaktionsfähigkeit kontinuierlich verbessern wollen.
Wie nutzt man Kanban in der Projektentwicklung?
Kanban in der Projektentwicklung ermöglicht es Teams, Aufgaben zu sehen, Prozesse effektiver zu verwalten und die Produktivität zu steigern.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einsatz von Kanban in der Projektentwicklung, einschließlich der grundlegenden Methoden zur Einrichtung und Verfeinerung eines Kanban-Systems für ein effizientes Projektmanagement.
1. Kanban-Board einrichten
Ein Kanban-Board ist ein effizientes Tool zur Darstellung von Aktivitäten und Schritten im Projektverlauf. Sie sollten damit beginnen, ein Board zu entwerfen, das sich in mehrere Workflow-Elemente unterteilen lässt. Layouts wie Backlog, Zu erledigen, In Bearbeitung, Review und Erledigt sind die am häufigsten verwendeten. Diese können auf die Anforderungen bestimmter Projekte zugeschnitten werden.
Jeder Aufgabe wird eine Karte zugewiesen, auf der verschiedene Aspekte aufgeführt sind, z. B. ihre Beschreibung, ihr Besitzer, ihre Rangfolge und das Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied wissen, wo jede Aufgabe steht und welche Bedeutung sie für das Projekt hat.
2. Work-in-Progress (WIP)-Grenzen definieren
Durch die Verwendung von Work-in-Progress (WIP)-Grenzen wird die Anzahl der Aufgaben, die unter bestimmten Arten von Spalten erscheinen können, begrenzt. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit einer Überlastung verringert und gleichzeitig ein ausgewogenerer Workflow geschaffen.
Das Verschieben von Aufgaben in die aktiven oder Review-Spalten hilft dem Team, die laufende Arbeit zu leeren und Multitasking zu kontrollieren, was die Gesamtproduktivität des Teams steigert.
Die Festlegung von WIP-Grenzen ist eine Zusammenarbeit, bei der Realismus, das operative Potenzial des Teams und die Erwartungen des Projekts berücksichtigt werden. Diese Grenzen sollten überwacht und häufig aktualisiert werden, um das gewünschte optimale Ergebnis zu erzielen.
3. Zeit und Priorität durch Einfärben der Aufgaben verdeutlichen
Verwenden Sie Farben, Beschriftungen und Tags, um Aufgaben hervorzuheben, die sehr wichtig oder zeitkritisch sind. Die meisten Anwendungen, die das Kanban-System in Computerumgebungen einsetzen, verwenden Farbcodes, mit denen sich die Dringlichkeitsstufen der verschiedenen Aufgaben leicht unterscheiden lassen.
Durch das Aktivieren von Fristen, Abhängigkeiten oder Problem-/Blockierungskennzeichen auf erweiterten/sekundären Karten kann das Team viel schneller an den dringendsten Aufgaben arbeiten und Probleme lösen, wodurch sich die Zeit bis zum Projektabschluss verkürzt.
4. Entwickeln einer Routine für das Review des Boards
In den Team Meetings wird die aktive Diskussion über den Fortschritt bei den Aufgaben durch die Aktualisierung des Kanban-Boards bereichert, indem visualisiert wird, wo es wahrscheinlich Hindernisse gibt und welche Schritte zur Umsetzung von Änderungen erforderlich sind. Die meisten Teams halten tägliche oder wöchentliche Meetings ab, um alle Beteiligten über ihre Aufgaben und die damit verbundenen Probleme zu informieren.
Retrospektiven, mindestens eine am Ende jeder (formalen) Phase eines Projekts oder regelmäßig, ermöglichen der Einheit eine Selbsteinschätzung der Leistungsparameter und die Identifizierung von Bereichen, in denen der Kanban-Betrieb in der nächsten Projektreihe verbessert werden kann.
5. Die Betonung sollte auf dem Prozess liegen, nicht auf den fertigen Produkten
Jede klassische Kanban-Projektmanagement-Methode hat ein Fälligkeitsdatum für das Projekt, aber bei Kanban setzen wir auf einen kontinuierlichen Workflow. Um einen gleichmäßigen Arbeitsablauf zu gewährleisten, gibt es keine auffälligen Fristen für Projekte, die sich in der Pipeline befinden, wodurch es möglich ist, in hohem Maße auf sich entwickelnde Anforderungen zu reagieren.
Das soll nicht heißen, dass es keine Fristen gibt, vor allem dann nicht, wenn eine Arbeit an einen Kunden gerichtet ist. Bei Kanban gibt es jedoch keine Zielzeiten für die Erledigung einer Aufgabe. Vielmehr liegt der Schwerpunkt auf der Bewegung der Aufgabe im Workflow, was den Ansatz für Projekte mit dynamischen Anforderungen nützlich macht.
6. Workflow analysieren und verbessern
Kanban betont die kontinuierliche Verbesserung. Die Verfolgung wichtiger Kennzahlen wie Durchlaufzeit (die Zeit von der Aufgabenerstellung bis zur Fertigstellung) und Zykluszeit (die Zeit vom Anfang bis zum Ende) hilft Ihnen, die Effizienz Ihrer Prozesse zu verstehen. Wenn Engpässe festgestellt werden, können die Teammitglieder zusammenarbeiten, um Abhilfe zu schaffen, z.B. durch die Reduzierung der WIP-Grenzen oder die Neuzuweisung von Aufträgen.
Bei der Analyse der Leistungsdaten kann das Team Muster und verbesserungswürdige Bereiche erkennen, was langfristig zu einer höheren Effizienz und Verbesserung des Prozesses führt.
Wie man ein Kanban-Board erstellt
Viele Tools bieten Kanban-Funktionen, und die Wahl eines einfachen und leicht zu bedienenden Tools kann die Produktivität erheblich steigern. Es kann Ihnen Zeit und Mühe ersparen, und einfache Funktionen können den Erstellungsprozess reibungsloser gestalten, so dass Sie sich mehr auf die Verwaltung konzentrieren können, anstatt komplexe Software zu lernen.
Ein solches Tool ist EdrawMind von Wondershare. Es hat eine intuitive Oberfläche und flexible Funktionen, die die Aufgabenverwaltung erleichtern. Eine herausragende Funktion ist die Kanban-Funktion, mit der Sie Aufgaben visuell verwalten können.
Schritt 1
Laden Sie EdrawMind herunter oder testen Sie es kostenlos online. Registrieren Sie sich oder melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres Wondershare- oder Social Media-Kontos an.
Schritt 2
Wählen Sie das Aufgaben-Kanban auf der Startseite.
Schritt 3
Dies öffnet die Kanban-Board Standard-Leinwand, die Sie anpassen können. Sie können weitere Spalten und Karten hinzufügen, um Details zu Ihrem Projekt hinzuzufügen.
Schritt 3
Sobald Sie weitere Spalten und alle Details zu den Karten hinzugefügt haben, können Sie die Optionen auf der rechten Seite verwenden, um die Farbe, das Design und die Anzeige der Elemente zu ändern.
Schritt 4
Um das Design einer bestimmten Karte weiter anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie aus den Optionen.
Schritt 5
Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie dieses Board mit Ihren Teammitgliedern oder Kollegen teilen, um Feedback und Zusammenarbeit zu erhalten.
Vorteile von Kanban im Projektmanagement
Ein effektives Projektmanagement erfordert Transparenz, Effizienz und kontinuierliche Verbesserungen. Ein Kanban-System bietet eine flexible und skalierbare Methode zur Visualisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen. Die folgenden Vorteile von Kanban unterstreichen, warum sich immer mehr Teams für diese agile Methode entscheiden:
1. Erhöhte Transparenz und bessere Zusammenarbeit
Kanban-Boards ermöglichen eine klare Visualisierung aller Arbeitsaufgaben, deren Fortschritt und potenzieller Engpässe. Jedes Teammitglied kann sofort erkennen, welche Aufgaben anstehen, in Bearbeitung sind oder abgeschlossen wurden. Dies verbessert die Kommunikation und erleichtert die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams.
2. Maximale Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Im Gegensatz zu anderen agilen Methoden wie Scrum gibt es bei Kanban keine festen Iterationen oder Rollen. Teams können Workflows individuell gestalten und flexibel an sich ändernde Anforderungen anpassen. Dies macht Kanban besonders geeignet für dynamische Projekte mit variierenden Prioritäten.
3. Effizienzsteigerung durch Reduzierung von Verschwendung
Kanban hilft Teams, unproduktive Prozesse zu identifizieren und zu eliminieren. Dazu gehören:
- Überflüssige Meetings oder Verwaltungsaufgaben
- Doppelarbeit oder unnötige Bearbeitungsschritte
- Unausgewogene Arbeitsverteilung innerhalb des Teams
4. Verbesserte Selbstorganisation und Eigenverantwortung
Die Transparenz eines Kanban-Systems stärkt die Eigenverantwortung der Teammitglieder. Sie können selbstständig Aufgaben priorisieren und Engpässe frühzeitig erkennen. Dadurch entfällt der Bedarf an ständiger Supervision, und Entscheidungen können schneller getroffen werden.
5. Reduzierung von Überlastung durch das Pull-Prinzip
Anstatt Aufgaben unkontrolliert weiterzugeben (Push-System), setzen Kanban-Teams auf das Pull-Prinzip: Neue Aufgaben werden erst übernommen, wenn Kapazitäten frei sind. Dies verhindert Überlastung und sorgt für eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit im Team.
6. Klare Priorisierung und kontinuierliche Verbesserung
Durch die Begrenzung laufender Aufgaben (Work-in-Progress-Limits) zwingt Kanban Teams dazu, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Gleichzeitig wird die Durchlaufzeit von Aufgaben gemessen und analysiert, um den Workflow kontinuierlich zu optimieren.
7. Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe
Kanban eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen. Während Einzelteams mit einem einfachen Kanban-Board arbeiten können, lassen sich für größere Organisationen hierarchische Kanban-Systeme implementieren, die verschiedene Teams und Abteilungen miteinander verknüpfen.
Die Vorteile von Kanban im Projektmanagement liegen in der hohen Transparenz, der verbesserten Zusammenarbeit und der kontinuierlichen Effizienzsteigerung. Durch die flexible Anpassungsfähigkeit und die Fokussierung auf Wertschöpfung wird Kanban zu einer unverzichtbaren Methode für moderne, agile Teams.
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