Der umsetzbare Leitfaden: Planen eines Ereignisses (8 Schritte)

Event Management ist heutzutage für fast alle Organisationen eine Voraussetzung. Das richtige Layout ist eine wichtige Voraussetzung für die Planung eines Meetings im kleinen Maßstab oder die Organisation einer großen Konferenz. Je höher das Level des Events, desto größer wären die damit verbundenen Herausforderungen für einen reibungslosen Ablauf.

Die Planung einer Veranstaltung ist eine ziemlich mühsame Aufgabe, kann jedoch durch eine ordnungsgemäße Planung vereinfacht werden, sei es durch Finanzen, Zielgruppe, Werbemittel oder ähnliches.

Wie gesagt, "richtige Planung ist der Schlüssel zum Erfolg"; das gilt auch hier. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Veranstaltung planen und alle Anforderungen analysieren, um loszulegen.

Arten von Ereignissen

Ereignisse können hauptsächlich anhand ihrer Stile, Größen und Kontexte klassifiziert werden. Ereignisse werden hauptsächlich in einen der folgenden drei Typen eingeteilt:

1. Privat

• Hochzeiten
• Hochzeitsempfänge
• Kitty Partys
• Geburtstagsfeiern
• Jahrestage
• Feste

Private Veranstaltungen werden von Personen veranstaltet, die begrenzte Gäste wünschen und Privatsphäre benötigen. Diese Ereignisse haben monetäre Einschränkungen; Sie sind nicht in großem Umfang als Firmenveranstaltungen organisiert. Private Veranstaltungen haben nur begrenzte Teilnehmer und die Veranstaltungsorte sind nicht für alle geöffnet.

2. Unternehmen

• Seminare
• Konferenzen
• Vorstandssitzungen
• Hauptversammlungen
• Werbeveranstaltungen

Unternehmensveranstaltungen werden mit dem Motiv abgehalten, die Geschäftsbeziehungen zwischen Mitarbeitern, Arbeitgebern, Managern, Aktionären, Stakeholdern, Finanzinstituten und anderen internen und externen Parteien zu verbessern.

3. Wohltätigkeit

• Sportveranstaltungen
• Freiwilligenauktionen
• Gesellschaftsballtreffen

Wohltätigkeitsveranstaltungen werden verwendet, um Spenden für wohltätige Zwecke zu sammeln. Manchmal beteiligen sich die Sponsoren an Wohltätigkeitsveranstaltungen wie gesponserten Rennen, gesponserten Spaziergängen, gesponserten Tanzwettbewerben, gesponsertem Radfahren und gesponsertem Wrestling.

Die Branche der Wohltätigkeitsveranstaltungen ist sehr vielfältig, da sie mehrere Niederlassungen hat. Jeder, der Wohltätigkeit leisten möchte, kann zu einem Wohltätigkeitsort gehen und nach seinem Willen einen Beitrag leisten. Ein Beitrag zu einer Wohltätigkeitsorganisation gibt den Mitwirkenden zum einen ein Gefühl der Zufriedenheit und zum anderen gewinnen sie guten Willen in der Gemeinde.

Wohltätigkeitsorganisationen profitieren auch von den geknüpften Kontakten und dem Aufbau von Beziehungen aufgrund ihrer freundlichen Geste. Viele Menschen wollen heutzutage einen Beitrag leisten, insbesondere in:

• Schulen
• Altenheime
• Waisenhäuser
• Krebspatienten
• Hilft Patienten
• Überlebende von Überschwemmungen, Dürre, Zyklon usw.
• Überlebende künstlicher Katastrophen wie Terroranschläge.

Sponsoring ist ein Geben und Nehmen zwischen Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen. Unternehmen spenden den Betrag an die NPOs, und im Gegenzug erhalten sie Marketing und Werbung für ihre Unternehmen zu realisierbaren Kosten.

Schritte zum Planen einer Veranstaltung

Vom Tag der Konzeption einer Veranstaltung bis zum Veranstaltungstag ist in jeder Phase große Wachsamkeit erforderlich. Die erfolgreiche Funktion ist sowohl kosten- als auch zeiteffektiv und umfasst die folgenden 8 Schritte:

Schritt 1: Erstellen einer Checkliste

Eine durchdachte und mit Bedacht erstellte Checkliste kann im Eventmanagement einen großen Beitrag leisten. Eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung kann den Organisatoren und ihren Teammitgliedern helfen, die Erfüllung der Anforderungen zu überprüfen, den günstigen Verfügbarkeitsmodus zu wählen und die Veranstaltung reibungslos und fehlerfrei durchzuführen.

Darüber hinaus kann eine vollständige und umfassende Checkliste die Zweifel im Voraus beseitigen und so die Wahrscheinlichkeit verringern, etwas zu vergessen.

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Schritt 2: Festlegen eines Ziels für das Ereignis

Die Festlegung eines Ziels ist Voraussetzung für die Planung einer Veranstaltung. Ziele können diversifiziert werden, da sie umsatzorientiert sein, Medien suchen, ein neues Produkt einführen, Finanzmittel beschaffen usw. Ziele müssen zielgerichtet sein und SMART-Kriterien entsprechen, d. H.

Bildquelle: hydratemarketing.com

Schritt 3: Organisieren Sie Ihr Team

Das reibungslose Funktionieren einer Veranstaltung hängt von kompetenten und effizienten Teammitgliedern ab. Teammitglieder müssen solche sein, auf die Sie sich ohne Zweifel überzeugend verlassen können.

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Die Übertragung der Aufgaben ist nicht alles, und sie müssen auch mit den Behörden in Einklang gebracht werden. Event Management erfordert auch eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen verschiedenen beteiligten Parteien, um etwaige Hürden zu beseitigen. Die Kontrolle der Leistung der Teammitglieder erfolgt in den folgenden 5 Phasen:

• Ziele setzen und Aufgaben entsprechend delegieren.
• Überprüfung der Leistung der Mitglieder.
• Vergleich der Leistung mit den festgelegten Standards.
• Abweichungen analysieren.
• Maßnahmen zur Beseitigung dieser Abweichungen.

Jedem Mitglied werden Fristen zugewiesen, damit auch zeitliche Einschränkungen berücksichtigt werden können.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihr Budget

Die Berücksichtigung des Budgets ist vor der Planung einer Veranstaltung von größter Bedeutung, da der Umfang der Veranstaltung davon abhängt. Es ist immer ratsam, vor der Planung einer Veranstaltung einen groben Kostenvoranschlag zu erstellen, um festzustellen, ob Sie sich diese leisten können.

• Veranstaltungsort - Beinhaltet die Zahlung der Miete für Flächen, Sicherheitsleistungen, Parkplätze usw.
• Personal - Beinhaltet Ausgaben für Mahlzeiten, Transport usw. des Personals.
• Lebensmittel und Getränke - Beinhaltet Ausgaben für Catering, Essen, Wasser, Tee und Kaffee.
• Unterhaltung - Ausgaben für Orchester, DJs oder Musiker.
• Dekorationen - Ausgaben für Blumen, Lichter usw. des Veranstaltungsortes.
• Marketing - Kosten für die Veröffentlichung der Veranstaltung über Social Media-Kampagnen, Poster und / oder Broschüren.
• A / V - Beinhaltet Audiogeräte wie Lautsprecher, Projektoren usw.

Schritt 5: Festlegen einer Termin- und Veranstaltungsortbuchung

Manchmal ist das Datum eines Ereignisses voreingestellt, während Sie in anderen Fällen möglicherweise einen Zeitplan festlegen müssen, der Ihren Wünschen und Anforderungen entspricht. Bei der Entscheidung über das Datum eines Ereignisses müssen folgende Punkte beachtet werden:

• Religiöse und gesetzliche Feiertage
• Wetter-Updates und Vorhersage
• Verfügbarkeit der Hauptteilnehmer der Veranstaltung

Sobald der Termin festgelegt ist, ist die Entscheidung über den Veranstaltungsort der nächste Schritt. Auch in diesem Fall müssen einige Punkte mit Vorsicht betrachtet werden:

1. Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes am Fälligkeitstag.
2. Zahlungs- und Rückerstattungsrichtlinien
3. Ob der Veranstaltungsort mit Klimaanlage und WLAN ausgestattet ist?
4. Ist die Sitzordnung richtig?
5. Parkmöglichkeit.

Schritt 6: Partner und Sponsoren identifizieren

Die Identifizierung gleichgesinnter Sponsoren und Partner ist unerlässlich. Solche Leute helfen Ihnen bei der Werbung für Ihr Unternehmen und erweitern Ihr Publikum.

Schritt 7: Promotion des Ereignisses

Die Veranstaltung kann auf verschiedene Arten beworben werden, um die Zielgruppe anzusprechen. Einige häufig verwendete Werbemethoden umfassen E-Mail-Marketingkampagnen, Fernsehwerbung, Social Media-Kampagnen usw.

Bildquelle: ufi.org

Schritt 8: Letzte Vorbereitungen

Um Rückschläge am letzten Tag zu vermeiden, müssen einige Dinge vorher bestätigt werden:

• Kommunizieren Sie mit den Caterern über die Lebensmittel, den Zeitpunkt des Servierens usw.
• Wenden Sie sich bezüglich der Einrichtung, Dekoration usw. an den Veranstaltungsort-Manager.
• Überprüfen und testen Sie die Audio- / Videogeräte, damit die Veranstaltung reibungslos verläuft.
• Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan für alle Teilnehmer.

Bildquelle: kdmevents.co.uk

Einstieg

Das Event-Management kann sich als sehr effektiv, zielorientiert und äußerst erfolgreich erweisen, wenn Sie die oben beschriebenen 8 Schritte ausführen. Nachdem Sie genau verstanden haben, wie und wo Sie das Gelernte anwenden können, ist es jetzt an der Zeit, alle Ersatzteile zusammenzubauen. Und bereiten Sie ein langlebiges und dennoch effizientes Gerät vor. Stellen Sie sicher, dass Sie über alle geeigneten Tools und Programme wie EdrawMax verfügen, um eine Veranstaltung zu planen, und schon kann es losgehen!