Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich inmitten einer chaotischen Arbeitsroutine und haben Mühe, sich in dem Gewirr von Aufgaben und Prozessen zurechtzufinden. Das ist ein häufiges Szenario, bei dem Workflow-Diagramme die Rettung sind. Diese visuellen Hilfsmittel vereinfachen die kompliziertesten Arbeitsabläufe und machen sie kristallklar.
In diesem umfassenden Leitfaden werden Sie die Welt der Workflow-Diagramme entmystifizieren. Es wird darauf eingegangen, was sie sind und wie man sie effektiv erstellt. Der Artikel enthält auch Beispiele für Workflow Diagramme, die Sie verwenden können. Am Ende werden Sie über das Wissen und die Tools verfügen, um Ihre Arbeitsabläufe wie ein Profi zu rationalisieren.
In diesem Artikel
- Was ist ein Workflow-Diagramm?
- Geschichte des Workflow-Diagramms
- Gängige Typen eines Workflow-Diagramms
- Wie man ein Workflow-Diagramm erstellt
- Komponenten eines Workflow-Diagramms
- Techniken und Tipps für die Erstellung von Workflow-Diagrammen
- Drei empfohlene Apps zum Erstellen von Workflow Diagrammen
- Fazit
Teil I. Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm ist wie ein Fahrplan für Ihre Arbeitsabläufe. Es ist eine visuelle Darstellung, die die Schritte, Aufgaben und Entscheidungen beim Abschluss eines bestimmten Projekts oder Prozesses veranschaulicht. Betrachten Sie es als ein Flussdiagramm, das klar und deutlich beschreibt, wie die Dinge erledigt werden.
In Workflow-Diagrammen werden in der Regel verschiedene Formen und Symbole verwendet, um verschiedene Elemente darzustellen. Dazu gehören Aufgaben, Entscheidungen, Start- und Endpunkte und der Informationsfluss. Pfeile oder Verbindungslinien zeigen die Reihenfolge und Richtung dieser Elemente an.
Diese Diagramme sind für Unternehmen unverzichtbar, da sie ein allgemeines Bild von komplexen Prozessen vermitteln. Sie helfen, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Workflow-Diagramme sind leistungsstarke Tools, die Klarheit in das Chaos der täglichen Arbeit bringen. Es ist großartig, wenn Sie ein Projekt verwalten oder einen Geschäftsprozess optimieren.
Teil II. Geschichte des Workflow-Diagramms
Workflow-Diagramme haben eine umfangreiche Geschichte, die bis ins frühe 20. Jahrhundert zurückreicht. Sie entstanden als visuelles Hilfsmittel zur Verbesserung von Industrie- und Fertigungsprozessen. Das war in der Ära des wissenschaftlichen Managements. Frederick Winslow Taylors Zeit- und Bewegungsstudien zielten darauf ab, die Effizienz von Fabriken zu steigern. Flussdiagramme wurden zur Dokumentation und Analyse der Arbeitsabläufe verwendet.
In der Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelten Unternehmensberater wie Frank Gilbreth und Henry L. Gantt diese visuellen Tools weiter. Sie spielten eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung von Prozessen während des Zweiten Weltkriegs. Mit dem Aufkommen von Computern wurden Workflow-Diagramme in digitale Formate umgewandelt. So sind sie zu einem festen Bestandteil der Geschäftsprozessmodellierung und -automatisierung geworden.
Teil III: Übliche Arten eines Workflow-Diagramms
Es gibt verschiedene Arten von Workflow-Diagrammen, die jeweils auf bestimmte Prozesse und Ziele zugeschnitten sind. Im Folgenden finden Sie einige gängige Typen sowie Anwendungsszenarien:
Beispiel 1 Entscheidungsworkflow
Wenn es Ihnen schwer fällt, Entscheidungen zu treffen, können Entscheidungsworkflowdiagramme helfen. Sie zeigen verschiedene Möglichkeiten und was passieren könnte, wenn Sie eine davon wählen. Die Knotenpunkte können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein Projekt fortsetzen, es stoppen oder abwarten sollen. Diese Diagramme liefern Ihnen wichtige Informationen, mit denen Sie Zeit und Geld sparen können. Sie helfen Ihnen, Ihre Aufgaben optimal zu erledigen.
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Beispiel 2 Produkt-Workflow
Produktmanager müssen Diagramme verwenden, um jeden Schritt auf dem Weg eines Produkts zu verfolgen. Diese Diagramme helfen ihnen, den Überblick über Aufgaben, Zeitleisten und Verantwortlichkeiten zu behalten. Auf diese Weise können Sie Ihr Produkt effizient entwickeln und auf den Markt bringen. Sehen Sie sich die Vorlage unten als Beispiel an. Es visualisiert den Prozess, den ihre Produkte vor der Veröffentlichung durchlaufen. Es umfasst auch einen Plan für die Abfallentsorgung und das Recycling.
Beispiel 3 Petitions-Workflow
Es ist wichtig, einen Plan für den Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz zu haben. So haben alle Beteiligten die Möglichkeit, über das zu sprechen, was sie bedrückt. Am Ende können Sie eine Lösung finden, die für alle funktioniert. Ein schrittweises Vorgehen kann es Ihnen erleichtern, dies in aller Ruhe und organisiert zu tun.
Wie bei der Vorlage unten ist es wichtig, dass jeder die Chance hat, gehört zu werden. Nehmen Sie dies als Inspiration für Ihre geschäftliche Konfliktlösung.
Beispiel 4 Workflow für den Einkauf
Effiziente Prozessabläufe sind ein wesentlicher Aspekt für den Erfolg eines Unternehmens. Sie helfen dabei, einen standardisierten und optimierten Ansatz für Routineverfahren wie die Rechnungsbearbeitung und das Onboarding von Mitarbeitern zu schaffen. Durch die Rationalisierung dieser Aufgaben können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Produktivität steigern, was letztendlich zu höheren Gewinnen und einem besseren Kundenerlebnis führt.
Diese Vorlagen stehen in der EdrawMax Vorlagen-Community zur Verfügung, so dass Sie ganz einfach individuelle, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Workflow-Diagramme erstellen können. Es handelt sich um eine von Edrawer erstellte Community mit Diagramm- und Grafikvorlagen. Schauen Sie sich das an, wenn Sie weitere Beispiele für Diagramme benötigen.
Teil IV. Wie man ein Workflow-Diagramm erstellt
Jetzt, wo Sie die Welt der Workflow-Diagramme erkundet haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man sie effektiv erstellt. Sie können diese Diagramme manuell oder mit spezieller Software erstellen, aber hier sind die allgemeinen Schritte:
Schritt 1
Verstehen Sie den Prozess, den Sie in dem Workflow-Diagramm darstellen möchten. Identifizieren Sie die wichtigsten Schritte, Entscheidungen und beteiligten Personen. Notieren Sie sich diese unbedingt.
Schritt 2
Wählen Sie geeignete Formen, um verschiedene Elemente in Ihrem Arbeitsablauf darzustellen. Zu den üblichen Formen gehören Rechtecke (Prozesse oder Aufgaben), Rauten (Entscheidungen), Kreise (Start-/Endpunkte) und Pfeile (Verbindungsbeziehungen).
Schritt 3
Beschriften Sie jede Form mit einem klaren und prägnanten Text, um die zugehörige Aufgabe oder den Prozess zu beschreiben. Verwenden Sie Text, um zusätzlichen Kontext, Anweisungen oder Details zu liefern.
Schritt 4
Verbinden Sie die Formen mit Pfeilen oder Linien, um den Ablauf des Prozesses darzustellen. Verwenden Sie Richtungspfeile, um die Reihenfolge der Schritte anzugeben.
Schritt 5
Verwenden Sie Farben und Formatierungen, um verschiedene Elemente wie Aufgaben, Entscheidungen und Endpunkte visuell zu unterscheiden. Eine konsistente Farbkodierung kann Ihr Diagramm verständlicher machen.
Teil V. Komponenten eines Workflow-Diagramms
Workflow-Diagramme verwenden eine Reihe von wesentlichen Komponenten, Formen und Symbolen, um Informationen effektiv zu vermitteln:
Formen und Symbole
In Workflow-Diagrammen werden verschiedene Formen und Symbole verwendet, um unterschiedliche Elemente darzustellen. Zu den üblichen Formen gehören Rechtecke (Aufgaben oder Prozesse), Rauten (Entscheidungspunkte), Kreise (Start- oder Endpunkte) und Ovale (Konnektoren). Jede Form hat eine bestimmte Bedeutung, was die Interpretation des Diagramms erleichtert.
Verbindende Linien/Pfeile
Verbindungslinien oder Pfeile stellen den Ablauf des Prozesses dar. Die Pfeile geben in der Regel die Richtung des Fortschritts an und zeigen, wie Aufgaben und Entscheidungen miteinander verknüpft sind. Diese Linien machen deutlich, welcher Schritt im Arbeitsablauf auf einen anderen folgt.
Knotenpunkte/Entscheidungspunkte
Entscheidungspunkte, oft als Rauten dargestellt, zeigen Momente an, in denen eine Entscheidung getroffen werden muss. Diese Knoten haben in der Regel zwei oder mehr ausgehende Pfeile, von denen jeder zu einem anderen Ergebnis führt, je nachdem, wie die Entscheidung ausfällt.
Teil VI. Techniken und Tipps für die Erstellung von Workflow-Diagrammen
Die Erstellung praktischer Workflow-Diagramme erfordert sorgfältige Überlegungen und viel Liebe zum Detail. Hier finden Sie einige Techniken und Tipps zur Verbesserung Ihrer Workflow-Diagramme:
- Halten Sie es einfach. Verwenden Sie in Ihrem Diagramm eine prägnante und einfache Sprache. Vermeiden Sie Jargon oder komplexe Terminologie, die das Publikum verwirren könnte. Das Ziel ist es, das Diagramm für viele Betrachter verständlich zu machen.
- Unterschiedliche Farben verwenden. Weisen Sie den verschiedenen Phasen oder Elementen in Ihrem Arbeitsablauf unterschiedliche Farben zu. Die Farbcodierung hilft den Betrachtern, die verschiedenen Komponenten schnell zu identifizieren und den Prozessablauf zu verstehen. Stellen Sie sicher, dass die Farbauswahl konsistent und intuitiv ist.
- Bilder hinzufügen. Die Einbindung von Bildern oder Symbolen kann Ihr Workflow-Diagramm visuell ansprechender machen. Bilder können bestimmte Aufgaben, Abteilungen oder Aktionen darstellen und bieten so einen klaren und einprägsamen visuellen Hinweis für jedes Element.
- Hinzufügen von Textanmerkungen. Manchmal ist es von Vorteil, außerhalb des Diagramms Textanmerkungen einzufügen, um zusätzlichen Kontext oder Erklärungen für bestimmte Prozesse oder Entscheidungspunkte zu liefern. Diese Anmerkungen können komplexe Schritte verdeutlichen und für ein umfassendes Verständnis sorgen.
Wenn Sie diese Techniken und Tipps anwenden, können Sie Workflow-Diagramme erstellen, die Informationen effektiv vermitteln, Prozesse rationalisieren und bessere Entscheidungen ermöglichen.
Teil VII. Drei empfohlene Apps zum Erstellen von Workflow Diagrammen
Mit den richtigen Tools lässt sich die Erstellung von Workflow Diagrammen erheblich vereinfachen. Hier finden Sie drei empfohlene Anwendungen für die Erstellung praktischer Workflow-Diagramme:
Wondershare EdrawMax
EdrawMax ist eine ausgezeichnete Wahl für die Erstellung von Workflow Diagrammen. Das in Teil 4 erstellte Workflow Diagramm wurde mit dieser Anwendung erstellt. Das allein unterstreicht schon seine Eignung für die Erstellung informativer Workflow Diagramme. Um mehr über die verschiedenen Gründe zu erfahren, warum EdrawMax sich auszeichnet:
- Kostenlos. EdrawMax bietet eine kostenlose Version, die robuste Funktionen für die Erstellung von Workflow Diagrammen bietet.
- Online. EdrawMax ist online zugänglich, so dass Sie von jedem Gerät mit Internetzugang aus an Ihren Diagrammen arbeiten können.
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