Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung ermöglichen es Unternehmen, ihre Finanzlage zu verbessern. Durch die tatsächliche Darstellung sorgen sie für die Einhaltung der Zahlungsprotokolle.
In der modernen Wirtschaft ist ein effektives Finanzmanagement ein Eckpfeiler des Erfolgs. Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung wirkt sich auf die finanzielle Stabilität aus. Unternehmen führen unzählige Transaktionen mit Lieferanten und Verkäufern durch. Daher ist eine effiziente Verwaltung dieser Verbindlichkeiten von entscheidender Bedeutung.
Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung sind visuelle Tools, die den Weg einer jeden Zahlung aufzeigen. Dieser Artikel entmystifiziert das Konzept eines Flussdiagramms für die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen. Außerdem bietet der Leitfaden einen tiefen Einblick in die Bedeutung, die Arten und die wichtigsten Schritte. Hier erfahren Sie, wie Sie den Prozess der Kreditorenbuchhaltung in einem Flussdiagramm visualisieren können.
In diesem Artikel
Teil 1. Was ist Kreditorenbuchhaltung
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind der Barbetrag, den ein Unternehmen seinen Lieferanten und Gläubigern schuldet. Sie können für Waren oder Dienstleistungen, die Sie auf Kredit erhalten haben, zahlbar sein. Der geschuldete Betrag wird erfasst, wenn ein Unternehmen Waren auf Kredit von Verkäufern oder Lieferanten kauft. Dieser Betrag wird normalerweise auf dem AP-Konto gespeichert. Einfacher ausgedrückt, handelt es sich bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen um die kurzfristigen Schulden, die ein Unternehmen anderen Firmen für Einkäufe schuldet. Es wird erwartet, dass diese Schulden innerhalb eines bestimmten Zeitraums beglichen werden.
Sie können AP als eine finanzielle Kennzahl in der Bilanz eines Unternehmens betrachten. Ein Anstieg der AP zeigt an, dass sich das Unternehmen in einer schlechten Verfassung befindet. Es verlässt sich darauf, Waren auf Kredit zu kaufen, anstatt sie bar zu bezahlen. Ein Rückgang der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bedeutet dagegen, dass das Unternehmen seine früheren Kredite begleicht. Außerdem kaufen Sie neue Artikel in geringerer Menge auf Kreditbasis.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen können viele Arten von Verbindlichkeiten umfassen, wie z.B.:
- Rechnungen
- Lieferantenrechnungen
- Gehälter der Mitarbeiter
- Löhne der Mitarbeiter
- Ausgaben
- Steuern
- Staatliche Zahlungen
Teil 2. Verwendung von Flussdiagrammen, um Klarheit in die Kreditorenbuchhaltung zu bringen
Ein Kreditorenflussdiagramm ist eine visuelle Darstellung des schrittweisen Kreditorenprozesses. Das Flussdiagramm zeigt, wie ein Unternehmen mit seinen AP-Schulden umgeht. Es enthält alle wichtigen Elemente, wie Rechnungen, Dokumente und Zahlungsabwicklung. Solche Visualisierungen vereinfachen die Mühen der finanziellen Zahlungen. Sie ermöglichen es den Unternehmen auch, ihre Zahlungsvorgänge zu kennen, zu analysieren und zu optimieren.
Schlüsselprozess im Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung
Die spezifischen Prozesse der Kreditorenbuchhaltung können je nach Größe des Unternehmens und der internen Verfahren variieren. Dennoch sind dies übliche Schritte, die bei der AP-Verarbeitung üblich sind:
Rechnungseingang
Der Prozess beginnt mit dem Erhalt einer Rechnung. Der Lieferant oder Verkäufer schickt sie für Waren, die dem Unternehmen auf Kredit geliefert wurden.
Rechnungsprüfung
Das Kreditorenbuchhaltungsteam prüft die Richtigkeit der Rechnung. Sie prüfen, ob die Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden und stellen sicher, dass keine Unstimmigkeiten vorliegen.
Rechnungsfreigabe
Die Rechnung geht an die zuständige Person oder Abteilung zur Genehmigung. Der Genehmigungsprozess kann eine Autorisierung auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien beinhalten.
Aufzeichnung im Buchhaltungssystem
Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdetails im Buchhaltungssystem des Unternehmens erfasst. Sie werden normalerweise im AP-Konto gespeichert.
Zahlungsbedingungen Überprüfung
Das Kreditorenbuchhaltungsteam überprüft die auf der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen. Sie analysieren zum Beispiel den Preis, das Fälligkeitsdatum und die verfügbaren Rabatte. Das Team bereitet dann die Bestellung vor.
Zahlungsabwicklung
Das AP-Team leitet den Zahlungsvorgang ein. Sie können Schecks ausstellen oder andere Zahlungsmittel verwenden. Die genehmigte Zahlung wird innerhalb des Zeitrahmens an den Lieferanten gesendet.
Vorteile der Verwendung des Flussdiagramms für die Kreditorenbuchhaltung
Prozess-Visualisierung
Das Flussdiagramm des Kreditorenbuchhaltungszyklus zeigt den gesamten Lebenszyklus der Kreditorenbuchhaltung. Diese visuelle Darstellung hilft den Mitgliedern, den Ablauf der Aufgaben bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung zu verstehen. Auf diese Weise wird Verwirrung vermieden und sichergestellt, dass alle Beteiligten den Prozess klar verstehen.
Prozess-Visualisierung
Das Flussdiagramm des Kreditorenbuchhaltungszyklus zeigt den gesamten Lebenszyklus der Kreditorenbuchhaltung. Diese visuelle Darstellung hilft den Mitgliedern, den Ablauf der Aufgaben bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung zu verstehen. Auf diese Weise wird Verwirrung vermieden und sichergestellt, dass alle Beteiligten den Prozess klar verstehen.
Transparenz und Rechenschaftspflicht
Mit einem gut definierten Flussdiagramm für AP-Prozesse wird die Verantwortlichkeit deutlich. Das liegt daran, dass jeder Schritt des AP-Prozesses klar umrissen ist. Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind, können leicht identifiziert werden. Mit diesem Ansatz können Sie das Verantwortungsbewusstsein fördern. Diese Transparenz stellt sicher, dass alle beteiligten Parteien ihre Rolle verstehen. Diese Strategie verringert das Risiko von Fehlern oder verpassten Fristen.
Interne Kontrollen
Der Prozess des Flussdiagramms der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht interne Kontrollen. Sie sorgen für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Diese Kontrollen helfen, betrügerische Aktivitäten, nicht autorisierte Zahlungen oder Abweichungen von genehmigten Verfahren zu verhindern. Außerdem dient das Flussdiagramm für den Kreditorenprozess als Referenz für Auditoren, um die ordnungsgemäßen Kontrollen zu überprüfen.
Mitarbeiterschulung
Flussdiagramme der Kreditorenbuchhaltung bieten einen strukturierten Überblick über den gesamten Zahlungsprozess. Sie machen es neuen Mitarbeitern leichter, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verstehen. Diese Strategie verkürzt die Lernkurve. Außerdem sorgt es für Konsistenz bei der Zahlungsabwicklung.
Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
Die Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung fördern die rechtzeitige Bezahlung von Lieferanten. Pünktliche Zahlungen tragen zum Aufbau positiver Beziehungen zu den Lieferanten bei. Diese Höflichkeit führt auch zu besseren Kreditbedingungen und Rabatten.
Entfernung von Engpässen
Die Analyse des Flussdiagramms des Kreditorenbuchhaltungszyklus ermöglicht es Ihnen, Engpässe im Kreditorenbuchhaltungsprozess zu finden. Sie können Bereiche ausfindig machen, in denen Verzögerungen auftreten. Außerdem können Unternehmen Prozessverbesserungen vornehmen, um die Effizienz zu steigern.
Teil 3. Entwerfen Sie Ihr Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung mit EdrawMax!
Mit zunehmenden Verbindlichkeiten wird die Zahlungsabwicklung zu einer schwierigen Aufgabe. Aber keine Angst! EdrawMax kommt zur Rettung. Das Tool eröffnet Ihnen eine Welt der Möglichkeiten, mit der Sie diese Hürden leicht überwinden können.
Das Tool verfügt über großartige Optionen, die Ihnen die Erstellung von Flussdiagrammen für Ihre Verbindlichkeiten erleichtern. Sie können die große Auswahl an Vorlagen nutzen, um jeden Schritt einfach darzustellen. Außerdem ermöglicht das Tool die mühelose Erstellung von Flussdiagrammen durch eine Drag & Drop-Funktion. Die Symbolbibliothek des Tools ist endlos und allumfassend. Integrierte Designs, Farben und Multimedia-Import sind einige weitere bemerkenswerte Funktionen von EdrawMax.
Wie erstellt man ein Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung mit EdrawMax?
Möchten Sie Ihrem AP-Zyklus der alten Schule neues Leben einhauchen? EdrawMax ist Ihre erste Wahl, wenn Sie Ihre AP-Prozesse darstellen möchten. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren komplizierten Prozess in ein ausgefeiltes Diagramm verwandeln können:
Schritt 1
Laden Sie die "EdrawMax" Anwendung herunter oder rufen Sie die Online-Version auf. Melden Sie sich an, um Ihr AP-Prozess-Flussdiagramm zu erstellen.
EdrawMax DesktopEdrawMax OnlineSchritt 2
Wählen Sie die "Neu" Option in der linken Leiste. Wählen Sie die Registerkarte "Leere Zeichnung" oder "Einfaches Flussdiagramm".
Schritt 3
Um mit einer Vorlage fortzufahren, klicken Sie auf die Option "Vorlagen". Geben Sie "Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung" in die Suchleiste ein. Wählen Sie Ihre bevorzugte Flussdiagramm-Vorlage.
Schritt 4
Skizzieren Sie alle benötigten Formen auf der Leinwand. Sie können die Symbole aus der Symbolbibliothek auf der linken Seite ziehen und ablegen.
Schritt 5
Geben Sie den entsprechenden Text in jede Form ein. Doppelklicken Sie dazu auf die Form und bearbeiten Sie Ihre Daten.
Schritt 6
Verbinden Sie alle Formen, indem Sie Konnektoren zeichnen. Gehen Sie auf die Option "Konnektor" im "Home" Menü für Konnektoren.
Schritt 7
Passen Sie das Aussehen Ihres Flussdiagramms an, indem Sie Ihr gewünschtes Design anwenden. Rufen Sie dazu das "Design" Menü auf. Führen Sie Ihre bevorzugten manuellen Bearbeitungen durch.
Schritt 8
Nachdem Sie Ihr AP-Flussdiagramm fertiggestellt haben, speichern Sie es. Klicken Sie oben auf das "Exportieren" Symbol, um Ihr Flussdiagramm zu exportieren.
Teil 4: Beste Beispiele für Flussdiagrammvorlagen für die Kreditorenbuchhaltung
Nichts spricht lauter als ein visuelles Beispiel. Wir haben diese AP-Vorlagen eingeführt, um Ihre Zahlungsabläufe anzupassen. Werfen Sie einen Blick auf diese Vorlagen für AP-Prozessablaufdiagramme:
herunterladen. 
ausprobieren. 
Das obige Flussdiagramm erklärt, wie ein Kreditorenprozess zwischen verschiedenen Abteilungen abläuft. Die Einkaufsabteilung fragt zunächst das spezifische Produkt an. Sie bereitet die Bestellung für die gekauften Waren vor. Diese Bestellung erreicht den Lieferanten, der sie bestätigt. Der Lieferant schickt die Rechnung an die Kreditorenbuchhaltung. Die Kreditorenbuchhaltung sendet den Zahlungsantrag an die Buchhaltung. Der Buchhaltungsleiter bereitet den Scheck vor und überweist ihn an den Lieferanten.
Der Zahlungsprozess in der Buchhaltung beginnt mit einem Vertrag zwischen dem Unternehmen und einem Lieferanten. Die Buchhaltungsabteilung erstellt ein Antragsformular, in dem der Bedarf und die Kosten aufgeführt sind. Nach der Genehmigung wird eine Bestellung erstellt. Der PO geht zur Überprüfung an den Hauptbuchhalter. Wenn alles korrekt ist, erfolgt die Zahlung auf der Grundlage der Bestellung. Die Zahlung wird im Hauptbuch für Finanzaufzeichnungen erfasst.
Im AP-Prozess des Unternehmens beinhaltet der Drei-Wege-Abgleich die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen. Die Kreditorenbuchhaltung prüft Lieferantenrechnungen anhand von Bestellungen und Belegdokumenten. Die Computerdatenbank speichert alle relevanten Daten zum einfachen Nachschlagen. Nach dem Abgleich führt der Kassierer genaue Zahlungen aus. Das Hauptbuch verbucht die getätigte Zahlung. Dieser Prozess gewährleistet pünktliche und gesetzeskonforme Zahlungen
Das obige Flussdiagramm zeigt den AP-Prozess aus der Sicht des Lieferanten. Wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, erstellt der Lieferant eine Rechnung. Die Rechnung wird dem Käufer zur Überprüfung der Ware zugesandt. Der Lieferant kann als Zeichen der Wertschätzung einen Rabatt gewähren. Wenn der Käufer die Zahlung leistet, druckt der Lieferant einen AR-Bericht. Wenn eine Zahlung uneinbringlich wird, kennzeichnet der Lieferant sie als "uneinbringlich".
Fazit
Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung bieten einen strukturierten Überblick über den gesamten Zahlungsvorgang. Sie sorgen für rechtzeitige Zahlungen und fördern gleichzeitig die steuerliche Klarheit. Mithilfe dieser visuellen Diagramme können Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen stärken. Die Verwendung von Kreditorenflussdiagrammen ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu finanzieller Klarheit.
Wir haben ein komplettes Verfahren zur Erstellung eines AP-Prozessablaufdiagramms vorgestellt. Sie können auch die oben beschriebenen Vorlagen für die Kreditorenbuchhaltung zu Hilfe nehmen.
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